Журналы регистрации кадровой документации 2022г

  1. Порядковый номер распоряжения.
  2. Дата.
  3. Номер.
  4. Вид.
  5. Ф.И.О. работника.
  6. Основание издания.
  7. Должность и Ф.И.О. обработавшего документ работника службы персонала.
  8. Подпись ответственного.
  9. Примечания.
  • 50 лет — все о приме, перемещениях, переводах и совмещениях, увольнении, аттестации, всех видах оплаты, отпусках (декретных и в связи с вредными условиями), повышении квалификации, длительных командировках и пр.;
  • 5 лет — все о ежегодных и учебных отпусках, дисциплинарных взысканиях, краткосрочных командировках и пр.
  • используется сплошная нумерация — на страницах проставляется порядковый номер регистрации и индекс, начиная с первого после титульного листа;
  • регистр сшивается и пломбируется — на последней странице располагается надпись, заверяющая количество листов в книге, заверенная руководителем (начальника кадровой службы) и печатью;
  • закрытие журнала отмечается на последнем листе — фиксируется дата окончания записей и передачи в архив, основание (дата и номер документа).
  • не допускайте ошибок, помарок;
  • избегайте сокращений, если они неоднозначно трактуют запись;
  • имя-отчество вписывайте полностью, чтобы при чтении записи не было сомнений, какого сотрудника касается приказ;
  • номера записей проставляйте сплошной нумерацией по всей книге;
  • номера распоряжений отражайте по принятому в организации шаблону (чаще всего это индекс и цифровой номер);
  • рекомендуемый формат даты стандартный — «дд.мм.гггг»;
  • в графе «вид» указывайте управленческое действие: прием, увольнение, перевод, поощрение, взыскание, отпуск по уходу за ребенком, изменение фамилии и прочее;
  • укажите основание — документ, ставший причиной для издания распоряжения (трудовой договор (ТД), заявление сотрудника, допсоглашение к договору и т. д.).

Номенклатура дел отдела кадров на 2022-2022 годы — образец

В номенклатуре также могут фиксироваться иные сведения, используемые в целях повышения эффективности документооборота (например, индексы дел, количество их томов, служебные отметки и примечания). В этом заключается польза номенклатуры с точки зрения систематизации управления документами.

  • В 1-й графе таблицы фиксируются индексы дел. Как правило, они отражают:
    • с каким структурным подразделением или направлением деятельности фирмы коррелирует то или иное дело;
    • какой порядковый номер соответствует конкретному делу.
  • Например, если в номенклатуре фиксируется индекс 01–02, это может означать, что дело составлено в подразделении 01 (условно оно может соответствовать отделу кадров) и является группой документов типа 02 (условно они могут соответствовать срочным трудовым договорам).
  • 2-я графа номенклатуры по форме приложения 26 — это заголовки дел. Здесь указываются наименования конкретных категорий документов или дел (приказов, договоров, личных карточек и т. д.).
  • В 3-й графе номенклатуры фиксируется количество конкретных типов дел, находящихся на хранении в фирме. Данная графа заполняется в конце календарного года, когда кадровик будет точно знать количество дел, учет которых ведется фирмой.
  • В 4-й графе фиксируется срок хранения каждой категории документов, а также приводятся ссылки на статьи НПА, в которых данные сроки определены.
  • В 5-й графе могут быть сделаны примечания относительно использования документов, относящихся к определенному делу. Например, отражающие факт изъятия или уничтожения тех или иных документов.

Согласование либо утверждение номенклатур (кадровой, иных подразделений, сводной) может осуществляться посредством проставления на них подписей компетентных лиц. Но если требуется утверждение документа руководителем, лучше, если будет издан отдельный приказ.

  • приказ Минкультуры России от 31.03.2022 № 526 (устанавливающий правила хранения, комплектования, учета и использования архивных документов);
  • приказ Росархива от 20.12.2022 № 236 (устанавливающий перечень типовых архивных документов с указанием сроков их хранения).

Дело в том, что в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации должны обеспечивать сохранность документов, классифицируемых как архивные (подлежащие сохранению в силу их значимости для владельца). К таковым правомерно отнести практически всю документацию, используемую в кадровом документообороте. Сохранность архивных документов должна обеспечиваться фирмой-работодателем в течение установленных законодательством сроков.

Сколько хранить кадровые документы: новые сроки

  • документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года вместо пяти лет;
  • заявки о потребности в иностранцах – 1 год вместо пяти лет;
  • документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда – 5 лет, а не постоянно;
  • книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий – 45 лет, а не постоянно.
  • пункт 8.1 – прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет;
  • пункт 8.2 – противодействие коррупции;
  • пункт 8.3 – аттестация, повышение квалификации и профессиональная переподготовка работников, независимая оценка квалификации;
  • пункт 8.4 – награждение.

Для ряда документов срок хранения зависит от того, когда по ним закончено делопроизводство:

  • если до 01.01.2003, то их нужно хранить 75 лет;
  • если после – 50 лет.

Обычно это трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников. Сейчас такие документы хранят 75 лет.

Далее вся основная номенклатура кадровых документов с соответствующими сроками хранения представлена в таблицах. Поясним, что срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что документ после истечения установленного срока хранения можно взять на постоянное хранение.

Как перейти на электронный кадровый документооборот

Со своей стороны, работник может не согласиться или попросить время на раздумье — это его право. Если человек отказывается от ЭДО, это не основание для увольнения или отказа в трудоустройстве. Если нет согласия, кадровая служба обязана выдавать и оформлять документы только в бумажном виде.

  • договорные документы: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования с отрывом или без отрыва от производства и допсоглашения к ним;
  • дополнительное соглашение о переводе на другую работу.
  • заявление об увольнении и заявление об отзыве такого заявления;
  • ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора (по ст. 74 ТК РФ).
  • ознакомление с приказом о взыскании в ИС работодателя.
  • сведения об используемых ИС;
  • порядок доступа к ИС работодателя;
  • перечень документов, которые работодатель переводит в электронный формат;
  • перечень категорий работников, с которыми ведется электронный кадровый документооборот;
  • срок уведомления работников о переходе на ЭКДО и о праве дать согласие на электронное взаимодействие;
  • сведения о дате введения ЭКДО — не ранее дня истечения срока указанного уведомления;
  • сроки и периодичность подписания работником электронных документов или ознакомления с ними;
  • порядок проведения инструктажа работников по вопросам кадрового ЭДО;
  • исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе;
  • процедуры взаимодействия с профсоюзом, комиссией по трудовым спорам (при наличии и необходимости).
Рекомендуем ознакомиться:  Единовременное пособие кормящим матерям 2022 пермь

ПЭП — это сочетание «логин + пароль». Значит, если через личный кабинет на сайте работодателя или с адреса корпоративной электронной почты работника вы получили документ из тех, что не вошел в особый список, значит, он подписан простой электронной подписью. И это не просто сообщение, а именно документ.

  1. ЕЦП «Работа в России» — дорабатывается, будет запущена в полном объеме до 1 сентября 2022 года.
  2. ИС работодателя, если она позволяет:
  • подписывать и хранить электронные документы;
  • фиксировать факт получения электронных документов сторонами трудовых отношений.

Даже если сотрудник куда-то пропал, ему оформлен прогул, и он уволен заочно (хотя такой вариант мы не рекомендуем, слишком часто сотрудники оспаривают подобные увольнения), то отправить трудовую книжку по почте на адрес регистрации нельзя . Не говоря уже о том, чтобы выбросить.

Пример : работник из Санкт-Петербурга направляется в командировку в различные города, в каждой поездке он получал суточные в сумме 1 000 рублей в день, а в последней командировке только 500 рублей. Оказалось, что в положении о командировках организации указано, что для всех городов из приложенного к положению списка, суточные установлены в размере 1 000 рублей, а в остальные в размере 500 рублей. Но работник с этими условиями ознакомлен не был. В результате сотрудник имеет право потребовать доплаты, в т. ч. через суд, и шансы, что суд встанет на его сторону очень высокие.

В сфере торговли или оказания услуг большая часть (до 70%) расходов приходится на зарплату. Доверьте ее расчет и составление отчетов по персоналу экспертам IAS :

  • Все виды расчетов с сотрудниками: зарплата, отпускные, компенсации, больничные, командировки и другие.
  • НДФЛ, страховые взносы.
  • Расчет удержаний (алименты, займы и пр.).
  • Регламентированная отчетность в ФНС, ПФР и ФСС.
  • Сопровождение налоговых проверок.
  • Подготовка управленческих отчетов, справок и сведений.

Вернуть трудовую книжку сотруднику нужно не только при увольнении, но еще и при переходе на ее электронный вариант. Согласно пункту 35 Приказа Минтруда от 19.05.2022 № 320н бумажную книжку нужно выдать сотруднику в течение 3-х дней после перехода на электронную (а точнее, если работник переходит на передачу сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК).

Основной упор руководитель и главный бухгалтер делают на бухгалтерский и налоговый учет. Здесь больше рисков, высокая вероятность проверок и значительные штрафы. При этом другим видам учета: например, миграционному и кадровому, не уделяют должного внимания.

Для трудовых договоров, личных карточек и ряда других кадровых документов срок хранения составляет 50 лет (см. «Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2022 году: таблица»). За это время сертификаты ключей ЭП станут недействительными. Как быть в такой ситуации? Новая редакция Трудового кодекса не дает ответа на этот вопрос. Вероятно, соответствующий порядок будет разработан правительством РФ или профильными ведомствами.

Также компания или предприниматель обязаны утвердить порядок осуществления кадрового ЭДО. В нем можно предусмотреть: сроки и периодичность подписания документов и ознакомления с ними; чрезвычайные ситуации, когда допустимо перейти на бумажное оформление и проч.

Порядок взаимодействия платформы «Работа в России» с порталом Госуслуг должно утвердить правительство РФ. Также будет установлен порядок взаимодействия портала Госуслуг с информационной системой работодателя. Но это станет возможным не ранее 1 сентября 2022 года, когда вступят в силу соответствующие положения комментируемого закона.

  1. На единой цифровой платформе « Работа в России ». Зайти на нее можно, в том числе, через портал Госуслуг с использованием единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА).
  2. В собственной информационной системе (ИС) работодателя, которая позволяет создавать и хранить электронные документы, а также фиксировать их получение сторонами трудового договора. Все расходы, связанные с такой ИС, организация или предприниматель берет на себя.

На работодателей, участвовавших в эксперименте, действие новых статей Трудового кодекса распространяется с 16 ноября 2022 года. Это позволит не прерывать кадровый ЭДО. А указанный локальный нормативный акт и порядок электронного документооборота они могут утвердить до июля 2022 года.

Неправомерно выплаченное пособие работодатель должен будет вернуть в бюджет ФСС России. С 2022 года вводятся два новых вида камеральных и выездных проверок, в рамках одного из которых ФСС России проверит полноту и достоверности предоставляемых страхователем сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты пособий. Если по итогам такой проверки будет выявлено, что документы недостоверны, ФСС России вправе выставить работодателю требование о возврате выплаченных средств.

С 2022 года – новый порядок расчета больничных, «декретных» и иных пособий, который мало чем отличается от привычного: в расчетный период все так же входят два календарных года, предшествующие году, в котором наступила болезнь или открыт больничный по беременности и родам; средний дневной заработок для пособий по временной нетрудоспособности определяется путем деления заработка, начисленного за расчетный период, на 730.

Порядок выплаты пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством будет беззаявительным. Закреплен механизм назначения и выплаты пособий без заявления застрахованного лица – с использованием электронного документооборота между страхователем, медорганизациями, уполномоченными органами. Например, для назначения пособия по беременности и родам сведения о размере зарплаты будут поступать в ФСС России от работодателя, а о факте рождения ребенка – из Единого госреестра ЗАГС.

Месячная заработная плата работника, полностью отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда (трудовые обязанности), не может быть ниже МРОТ. Также величина МРОТ в отдельных случаях может повлиять на размер пособий по социальному страхованию.

Новые штрафы для работодателей. Представление страхователем недостоверных сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты пособия, если это повлекло излишне понесенные ФСС расходы по выплатам, грозит штрафом в размере 20% от суммы излишне понесенных расходов, но не более 5 тыс. руб. и не менее 1 тыс. руб. Нарушение срока представления Фонду сведений, необходимых для назначения и выплаты страхового обеспечения, обойдется в 5 тыс. руб. А за отказ в представлении истребуемых Фондом для проверки документов или представление их с нарушением установленного срока придется заплатить по 200 рублей за каждый документ.

Для назначения пособия работнику теперь не нужно подавать специальное заявление, будет действовать беззаявительный порядок. Например, пособие по нетрудоспособности, по беременности и родам будет назначаться на основании электронного листка нетрудоспособности; единовременное пособие при рождении ребенка будет назначать и выплачивать ФСС на основании данных ЗАГСа и т.д.

  • позволяет подписать документ электронной подписью, в том числе усиленной квалифицированной;
  • позволяет хранить документы и защитить их от несакционированного доступа;
  • позволяет зафиксировать факт и момент получения документа работником и работодателем, не позволяет эту дату менять.
Рекомендуем ознакомиться:  Штраф без страховки осаго 2022

Эксперимент по внедрению электронного документооборота в кадровое делопроизводство, проводимый в 2022-2022 годах, успешно завершен. Теперь Трудовой кодекс РФ дополнился тремя новыми статьями 22.1-22.3 об электронном документообороте, которые будут действовать на постоянной основе (закон от 22.11.2022 № 377-ФЗ).

  1. Ограничен минимальный размер пособия по временной трудоспособности. При расчете за месяц оно должно быть не меньше МРОТ с учетом районного коэффициента.
  2. При расчете всех пособий в случае применения размера МРОТ везде будет учитываться районный коэффициент.
  3. Детализирован порядок расчета пособий для лиц, работающих по совместительству. Теперь совместитель вправе выбрать для назначения и выплаты пособия любого из работодателей, у которых он трудится предшествующие 2 года.

Чтобы перейти на электронный документооборот, работодатель должен принять локальный акт по этому поводу и учесть мнение профсоюза (при его наличии) (ст. 22.2 ТК РФ). Работник же вправе отказаться от участия в такой инициативе. Отсутствие его согласия также расценивается как отказ. Если работник откажется от электронного документооборота, то работодателю придется оформлять все документы в бумажном виде. Спрашивать согласия не нужно только у работников, которые впервые трудоустраиваются с 01.09.2022.

Перечень кадровых документов, обязательных для организации

Помимо самих книжек в список кадровых документов, наличие которых в компании обязательно, входят книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей. При увольнении трудовая книжка выдается на руки сотруднику – в последний день его работы. Факт выдачи работнику трудовой книжки отражается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В графе 12 указывается дата выдачи книжки, а в графе 13 проставляется подпись работника.

До конца 2022 года сотрудник должен решить, оставить бумажную трудовую или нет. Свой выбор он должен подтвердить соответствующим заявлением. Если сотрудник согласен перейти на электронную трудовую книжку – верните ему бумажную книжку. Но не забудьте предупредить, при отказе от бумажной книжки изменить свое решение и обратно вернуться к ней не получится.

Единый перечень кадровых документов, которые должны оформлять все организации, законодательством не установлен. Но есть обязательные кадровые документы, которые могут запросить проверяющие из трудовой инспекции, прокуратуры, налоговой и других контролирующих ведомств.

Положение об оплате труда составляется, когда в организации помимо окладов предусмотрены иные выплаты (например, премии, бонусы) или действуют разные системы оплаты труда. В Положении прописывают принципы оплаты труда, порядок индексации зарплаты, возмещения командировочных расходов, оплаты сверхурочных, условия выплаты премий и т. п. (ст. 135 ТК РФ). Все это, в принципе, может быть прописано и в правилах внутреннего трудового распорядка, но на практике условия оплаты труда выделяют в отдельное положение – так будет меньше вопросов при проверках контролирующих органов.

Положение о работе с персональными данными сотрудников также входит в перечень кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть в любой компании (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ, ст. 88 ТК РФ). В положении прописывается состав персональных данных, порядок их обработки и передачи третьим лицам, права и обязанности сотрудников при обработке и др. Положение составляется в произвольной форме, но в любом случае должен по своему содержанию соответствовать требованиям Закона № 152-ФЗ. Все сотрудники компании должны быть ознакомлены с Положением под роспись.

Кадровое делопроизводство в 2022

Кадровое делопроизводство — это комплекс процедур по документальному оформлению трудовых отношений. Ключевые моменты взаимодействия с персоналом — трудоустройство и увольнение, перевод и направление в командировку, награждение и дисциплинарное наказание — сопровождаются определенными формальностями. Все работодатели, использующие наемный труд, обязаны вести кадровое делопроизводство, особенно в 2022: новые требования несколько упрощают этот процесс для индивидуальных предпринимателей и микропредприятий, но полностью от него не освобождают.

Вести кадровый учет с нуля может как один специалист по кадрам, так и кадровая служба. Все зависит от масштаба компании и сложности ее структуры. Чем больше штат, тем солиднее поток документов, с которым приходится иметь дело кадровику, тем сложнее ему справляться в одиночку. Кадровую службу приходится расширять. А в небольших организациях, где работает в общей сложности 10–20 человек, все вопросы, связанные с персоналом, может единолично решать руководитель. В идеале для этого нужна соответствующая квалификация, но при малом объеме работы даже освоенное с нуля кадровое делопроизводство для чайников позволяет нормально с ней справляться.

Кадровые документы переводят в электронный вид: читаем свежие поправки в Трудовой кодекс

  1. На единой цифровой платформе « Работа в России ». Зайти на нее можно, в том числе, через портал Госуслуг с использованием единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА).
  2. В собственной информационной системе (ИС) работодателя, которая позволяет создавать и хранить электронные документы, а также фиксировать их получение сторонами трудового договора. Все расходы, связанные с такой ИС, организация или предприниматель берет на себя.

Для прочих электронных документов, связанных с работой, установлено следующее правило. Работодатели и сотрудники вправе подписывать их усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), либо усиленной неквалифицированной ЭП (в том числе выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства). Для обмена документами в ИС работодателя работник также вправе применять простую ЭП, если такая возможность предусмотрена соглашением сторон трудового договора. Подробнее про электронные подписи см. « Электронная цифровая подпись (ЭЦП): виды и их отличия ».

Для трудовых договоров, личных карточек и ряда других кадровых документов срок хранения составляет 50 лет (см. «Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2022 году: таблица»). За это время сертификаты ключей ЭП станут недействительными. Как быть в такой ситуации? Новая редакция Трудового кодекса не дает ответа на этот вопрос. Вероятно, соответствующий порядок будет разработан правительством РФ или профильными ведомствами.

Особняком стоят трудовые книжки: как бумажные, так и электронные. Комментируемые поправки на них не распространяются. Трудовые книжки оформляют по другим правилам. Работодатель, получивший письменное согласие сотрудника, может вести его трудовую книжку в электронном виде. При увольнении работник получит сведения из ЭТК (см. «Разработаны новые формы СТД-Р и СТД-ПФР»).

На работодателей, участвовавших в эксперименте, действие новых статей Трудового кодекса распространяется с 16 ноября 2022 года. Это позволит не прерывать кадровый ЭДО. А указанный локальный нормативный акт и порядок электронного документооборота они могут утвердить до июля 2022 года.

Рекомендуем ознакомиться:  Компенсация за лагерь 2022 краснодар

В 2022 году (изменения действуют уже с 22.11.2022) при поступлении нового сотрудника работодатель не обязан оформлять приказ о приеме на работу и подписывать его у работника. Достаточно заключить трудовой договор. Однако при желании можно продолжать оформлять такие приказы, как и прежде.

Эксперимент по внедрению электронного документооборота в кадровое делопроизводство, проводимый в 2022-2022 годах, успешно завершен. Теперь Трудовой кодекс РФ дополнился тремя новыми статьями 22.1-22.3 об электронном документообороте, которые будут действовать на постоянной основе (закон от 22.11.2022 № 377-ФЗ).

  1. Ограничен минимальный размер пособия по временной трудоспособности. При расчете за месяц оно должно быть не меньше МРОТ с учетом районного коэффициента.
  2. При расчете всех пособий в случае применения размера МРОТ везде будет учитываться районный коэффициент.
  3. Детализирован порядок расчета пособий для лиц, работающих по совместительству. Теперь совместитель вправе выбрать для назначения и выплаты пособия любого из работодателей, у которых он трудится предшествующие 2 года.

С электронным кадровым документооборотом тесно связано еще одно новшество: с 01.01.2022 все листки нетрудоспособности (больничные) будут оформляться поликлиниками и больницами исключительно в электронном виде (закон от 30.04.2022 № 126-ФЗ). На бумаге больничные дублироваться не будут. Врач будет сообщать работнику только номер документа, а сам документ будет автоматически поступать в бухгалтерию работодателя через систему информационного взаимодействия Фонда социального страхования.

Чтобы перейти на электронный документооборот, работодатель должен принять локальный акт по этому поводу и учесть мнение профсоюза (при его наличии) (ст. 22.2 ТК РФ). Работник же вправе отказаться от участия в такой инициативе. Отсутствие его согласия также расценивается как отказ. Если работник откажется от электронного документооборота, то работодателю придется оформлять все документы в бумажном виде. Спрашивать согласия не нужно только у работников, которые впервые трудоустраиваются с 01.09.2022.

  • 50 лет — все о приме, перемещениях, переводах и совмещениях, увольнении, аттестации, всех видах оплаты, отпусках (декретных и в связи с вредными условиями), повышении квалификации, длительных командировках и пр.;
  • 5 лет — все о ежегодных и учебных отпусках, дисциплинарных взысканиях, краткосрочных командировках и пр.

Речь идет о трудовых книжках, которые кадровик заполнил и взял на хранение в соответствии с приказом о назначении ответственных за учет, хранение и ведение трудовых книжек (см. выше). Я настоятельно рекомендую, даже если принять дела не у кого, составить акт с номерами трудовых книжек, которые обнаружите. Так вы сможете аргументировать возможную пропажу книжек.

Минимум, который должен быть прописан в них по закону (ст. 189 ТК РФ): права и обязанности работника и работодателя, действующие режимы работы в организации, порядок предоставления отпусков, ответственность сторон, меры поощрения и применения дисциплинарных взысканий.

Следующее, на что обратим внимание, – трудовые книжки. Напомним, что в силу ст. 66 ТК РФ работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше 5 дней, если работа у данного работодателя является для сотрудника основной. Значит, нужно проверить наличие записи о приеме на работу и ее правильность.

Единая форма для документа не установлена. То есть, каждая компания может установить свою форму на основании образца. Установленная форма должна быть отражена в учетной политике. Документ, вне зависимости от его вида, будет подразделяться на титульный лист и основную часть.

В случае, если численность производственного предприятия менее 50 человек, то руководитель может возложить обязанности по охране труда на подготовленного сотрудника, в том числе – по совместительству, с письменного согласия работника и за дополнительную плату (ст. 60.2 ТК РФ).

Тем более, что многие первичные документы по кадровому учету и заработной плате необходимо хранить в течении 75 лет (либо – постоянно, т.е. не менее 10 лет) 75 лет в соответствии с требованиями Приказа Минкультуры от 25.08.2010г. №558 с последующей передачей в Государственный архив в случае прекращения деятельности компании.

служит для подтверждения времени пребывания в служебной командировке. В удостоверении отмечается время прибытия сотрудника в место назначения, а так же время отъезда. Данный документ оформляется на основании приказа о направлении в командировку (форма Т-9) и заверяется принимающей стороной.
Срок хранения 5 лет (при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 лет).

В заключение необходимо отметить, что вышеприведенные перечни документов не являются исчерпывающими, так как в процессе установления трудовых отношений у организации может возникнуть обязанность оформления иных документов (например, свидетельства государственного пенсионного страхования для ранее не работавшего сотрудника).

В соответствии с положениями ст.217 ТК РФ, у каждого работодателя, осуществляющего производственную деятельность, с численностью работников больше 50 человек, должна быть служба охраны труда либо специалист по охране труда, имеющий соответствующую подготовку или опыт работы в этой области.

Кадровое делопроизводство: список обязательных и необязательных журналов кадровика

Правильное ведение журнала регистрации трудовых договоров делает все бумаги, сведения доступными. Сотрудник фирмы сможет быстро найти нужный документ с учетом даты его подготовки и подписания. Это упорядочивает хранение информации. Проверяющие органы тоже регулярно уточняют сведения о наличии нарушений, фиксируют данные в журнале учета.

Например, нужно защитить вложения от изъятия. Все листы нумеруют ручкой (не карандашом – это важно), сам журнал прошивают и опечатывают, заверяют подписью руководителя компании либо лица, ответственного за хранение данных. Только в таком случае регистрационная книга может исполнять роль доказательства.

В электронном виде в теории вести журналы учета тоже можно, но тут существует ряд нюансов. Вы должны понимать, что, если в документах будут расхождения (а это не редкость – банальный человеческий фактор), предпочтение отдадут печатной версии. Если ее нет, или там указана не вполне корректная информация, что-то доказать уже будет сложно.

Составлением, заполнением, ведением документации на предприятии занимаются обычно кадровики, но руководитель может выбирать и назначать любых других специалистов в качестве ответственных лиц. Обычно это бухгалтера и другие штатные сотрудники. Многое зависит от масштабов компании, штата, направления ведения деятельности. Также ответственный специалист должен иметь достаточный уровень квалификации для проведения соответствующих операций.

Заполнение журнала регистрации трудовых договоров, трудовых книжек, пр. нужно вести постоянно. Любые недочеты в будущем будут обнаружены и могут стать причиной проблем. К примеру, когда после закрытия журнала в конце года на бланке останутся пустые строчки, их перечеркивают. В конце листа от руки указывают число заполненных в общей сложности в книге страниц (это обязательно).

Ссылка на основную публикацию