Обязательные журналы учета в кадровом делопроизводстве 2022

Перечень кадровых документов, обязательных для организации

Кадровые документы – это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или ИП, где есть наемные работники. Часть из них касается общеорганизационных вопросов по персоналу, другие относятся к вопросам расчета и выплаты зарплат, третьи – к актуальной в настоящее время проблеме защиты персональных данных. Соответственно и проверять такие кадровые документы организации могут различные государственные структуры, контролирующие тот или и иной «персональный» вопрос: трудовая инспекция, Роскомнадзор и, естественно, ИФНС и фонды.

Единый перечень кадровых документов, которые должны оформлять все организации, законодательством не установлен. Но есть обязательные кадровые документы, которые могут запросить проверяющие из трудовой инспекции, прокуратуры, налоговой и других контролирующих ведомств.

Помимо самих книжек в список кадровых документов, наличие которых в компании обязательно, входят книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей. При увольнении трудовая книжка выдается на руки сотруднику – в последний день его работы. Факт выдачи работнику трудовой книжки отражается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В графе 12 указывается дата выдачи книжки, а в графе 13 проставляется подпись работника.

Положение об оплате труда составляется, когда в организации помимо окладов предусмотрены иные выплаты (например, премии, бонусы) или действуют разные системы оплаты труда. В Положении прописывают принципы оплаты труда, порядок индексации зарплаты, возмещения командировочных расходов, оплаты сверхурочных, условия выплаты премий и т. п. (ст. 135 ТК РФ). Все это, в принципе, может быть прописано и в правилах внутреннего трудового распорядка, но на практике условия оплаты труда выделяют в отдельное положение – так будет меньше вопросов при проверках контролирующих органов.

Положение о работе с персональными данными сотрудников также входит в перечень кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть в любой компании (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ, ст. 88 ТК РФ). В положении прописывается состав персональных данных, порядок их обработки и передачи третьим лицам, права и обязанности сотрудников при обработке и др. Положение составляется в произвольной форме, но в любом случае должен по своему содержанию соответствовать требованиям Закона № 152-ФЗ. Все сотрудники компании должны быть ознакомлены с Положением под роспись.

Уточнены положения об учете среднего заработка в случаях, когда гражданин на момент наступления страхового случая работает в нескольких местах. Закреплено, что пособие по временной нетрудоспособности не может быть ниже МРОТ. Предусмотрено применение районных коэффициентов к зарплате и среднему заработку для исчисления пособий.

Подписанный электронной подписью врача больничный лист размещается в ГИС ЕИИС «Соцстрах». Застрахованное лицо может получить выписку с номером электронного бюллетеня, однако работодателю никаких документов на бумажном носителе, будь то распечатка электронного листка нетрудоспособности, талон из медорганизации и пр., от работника получать не требуется. Более того, со следующего года работник вообще может не уведомлять работодателя о том, что ему открыт больничный – информация из поликлиники поступит в ФСС России, и тот сам сообщит работодателю. Конечно, для этого между учреждением и ФСС России должен быть налажен электронный документооборот. И если в 2022 году участие работодателя в информационном обмене было добровольным, то со следующего года подключиться к системе электронного документооборота Фонда нужно обязательно.

Больничные листы – только в электронной форме. Бумажные больничные в виде исключения останутся только для лиц, сведения о которых составляют государственную и иную охраняемую законом тайну, а также для тех, в отношении которых реализуются меры государственной защиты.

Изменены документы и сведения, подтверждающие страховой стаж, уплату платежей на социальное страхование. Кроме того, установлено, что периоды работы за границей до получения гражданства России могут включаться в стаж при наличии соответствующего межгосударственного соглашения.

Неправомерно выплаченное пособие работодатель должен будет вернуть в бюджет ФСС России. С 2022 года вводятся два новых вида камеральных и выездных проверок, в рамках одного из которых ФСС России проверит полноту и достоверности предоставляемых страхователем сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты пособий. Если по итогам такой проверки будет выявлено, что документы недостоверны, ФСС России вправе выставить работодателю требование о возврате выплаченных средств.

Пример : в 2022 году средний дневной заработок (СДЗ) сотрудника для расчета отпуска составлял 700 рублей, в 2022 году — 1000 рублей. За эти 2 года отпуск сотруднику не предоставлялся, в 2022 году 10 января работник увольняется и получает компенсацию за 56 дней за два прошлых года. В 2022 году СДЗ составляет — 1000 рублей (берем предыдущие 12 месяцев, а это как раз 2022 год).Сумма компенсации 1000 * 56 = 56 000 рублей .

Бывает, что через какое-то время работник объявляется и сообщает — нашел новую работу, хочу забрать книжку. Обычно работодатель идет навстречу прогульщику и увольняет его по собственному желанию, а книжку или передает лично в руки или пересылает по указанному сотрудником в заявлении адресу.

Если вы руководитель и рассчитываете, что ваш бухгалтер — высококлассный профессионал и с кадровым учетом справится тоже, то ошибаетесь. Гениальный художник не обязательно отличный механик, так? От него таких способностей даже не ждут. Почему же тогда вы считаете, что такие разные области, как трудовое право, кадры и бухгалтерия это одно и то же?

Ошибки опасны не только штрафами, они несут неприятности экс-сотрудникам много лет спустя. Часто их обнаруживают уже при оформлении пенсии , когда прежние работодатели давно прекратили свое существование, не сдали документы в архив и нет возможности восстановить сведения.

Хотя есть и довольно любопытные решения в пользу работодателя. Например, в Определение от 03.11.2022 № 88-17219/2022 Восьмой кассационный суд установил, что руководителю не положена компенсация за 5 лет работы, т. к. он, во-первых, не использовал отпуск для получения в дальнейшем компенсации (злоупотребил своим правом), а во-вторых, нарушил ТК и не обеспечил себе отпуск, хотя обязан был и имел для этого возможность. Доводы, о том, что заменить руководителя на посту было некем, во внимание не были приняты.

Новое в кадровом делопроизводстве с 2022 года

Для участия в электронном документообороте работникам потребуется электронная подпись (простая, усиленная неквалифицированная или усиленная квалифицированная в зависимости от того, какой документ подписывается). Если у работника ее нет, то оформить ее должен работодатель за свой счет.

С электронным кадровым документооборотом тесно связано еще одно новшество: с 01.01.2022 все листки нетрудоспособности (больничные) будут оформляться поликлиниками и больницами исключительно в электронном виде (закон от 30.04.2022 № 126-ФЗ). На бумаге больничные дублироваться не будут. Врач будет сообщать работнику только номер документа, а сам документ будет автоматически поступать в бухгалтерию работодателя через систему информационного взаимодействия Фонда социального страхования.

Эксперимент по внедрению электронного документооборота в кадровое делопроизводство, проводимый в 2022-2022 годах, успешно завершен. Теперь Трудовой кодекс РФ дополнился тремя новыми статьями 22.1-22.3 об электронном документообороте, которые будут действовать на постоянной основе (закон от 22.11.2022 № 377-ФЗ).

С 01.01.2022 вступит в силу и будет действовать до 2027 года новое положение об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 11.09.2022 № 1540.

• позволяет подписать документ электронной подписью, в том числе усиленной квалифицированной;
• позволяет хранить документы и защитить их от несакционированного доступа;
• позволяет зафиксировать факт и момент получения документа работником и работодателем, не позволяет эту дату менять.

Номенклатура дел отдела кадров на 2022-2022 годы — образец

Дело в том, что в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации должны обеспечивать сохранность документов, классифицируемых как архивные (подлежащие сохранению в силу их значимости для владельца). К таковым правомерно отнести практически всю документацию, используемую в кадровом документообороте. Сохранность архивных документов должна обеспечиваться фирмой-работодателем в течение установленных законодательством сроков.

• собрать все утвержденные на уровне подразделений фирмы номенклатуры, после чего сформировать на основе имеющихся в них данных сводную номенклатуру по форме, утвержденной в приложении 25 к приказу № 526;
• согласовать сводную номенклатуру с документоведом;
• утвердить сводную номенклатуру у руководителя фирмы.

Согласование либо утверждение номенклатур (кадровой, иных подразделений, сводной) может осуществляться посредством проставления на них подписей компетентных лиц. Но если требуется утверждение документа руководителем, лучше, если будет издан отдельный приказ.

Что же представляет собой номенклатура? Если следовать определению Минкультуры по приказу № 526, под номенклатурой дел надо понимать некий норматив, обеспечивающий порядок формирования и учета дел в делопроизводстве организации (п. 4.14 Правил, утвержденных приказом № 526). Номенклатура при этом:

• закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда (п. 4.15 Правил);
• является основой для составления описей дел, документов с различными сроками хранения, а также учета дел временных (не более 10 лет) сроков хранения (п. 4.16 Правил);
• разрабатывается на базе типовых, ведомственных и прочих перечней документов с приведением сроков хранения, иных нормативных актов, типовых и примерных номенклатур (п. 4.17 Правил).

• используется сплошная нумерация — на страницах проставляется порядковый номер регистрации и индекс, начиная с первого после титульного листа;
• регистр сшивается и пломбируется — на последней странице располагается надпись, заверяющая количество листов в книге, заверенная руководителем (начальника кадровой службы) и печатью;
• закрытие журнала отмечается на последнем листе — фиксируется дата окончания записей и передачи в архив, основание (дата и номер документа).

• 50 лет — все о приме, перемещениях, переводах и совмещениях, увольнении, аттестации, всех видах оплаты, отпусках (декретных и в связи с вредными условиями), повышении квалификации, длительных командировках и пр.;
• 5 лет — все о ежегодных и учебных отпусках, дисциплинарных взысканиях, краткосрочных командировках и пр.

1. Порядковый номер распоряжения.
2. Дата.
3. Номер.
4. Вид.
5. Ф.И.О. работника.
6. Основание издания.
7. Должность и Ф.И.О. обработавшего документ работника службы персонала.
8. Подпись ответственного.
9. Примечания.

• не допускайте ошибок, помарок;
• избегайте сокращений, если они неоднозначно трактуют запись;
• имя-отчество вписывайте полностью, чтобы при чтении записи не было сомнений, какого сотрудника касается приказ;
• номера записей проставляйте сплошной нумерацией по всей книге;
• номера распоряжений отражайте по принятому в организации шаблону (чаще всего это индекс и цифровой номер);
• рекомендуемый формат даты стандартный — «дд.мм.гггг»;
• в графе «вид» указывайте управленческое действие: прием, увольнение, перевод, поощрение, взыскание, отпуск по уходу за ребенком, изменение фамилии и прочее;
• укажите основание — документ, ставший причиной для издания распоряжения (трудовой договор (ТД), заявление сотрудника, допсоглашение к договору и т. д.).

Кадровое делопроизводство в 2022

Кадровое делопроизводство — это комплекс процедур по документальному оформлению трудовых отношений. Ключевые моменты взаимодействия с персоналом — трудоустройство и увольнение, перевод и направление в командировку, награждение и дисциплинарное наказание — сопровождаются определенными формальностями. Все работодатели, использующие наемный труд, обязаны вести кадровое делопроизводство, особенно в 2022: новые требования несколько упрощают этот процесс для индивидуальных предпринимателей и микропредприятий, но полностью от него не освобождают.

Вести кадровый учет с нуля может как один специалист по кадрам, так и кадровая служба. Все зависит от масштаба компании и сложности ее структуры. Чем больше штат, тем солиднее поток документов, с которым приходится иметь дело кадровику, тем сложнее ему справляться в одиночку. Кадровую службу приходится расширять. А в небольших организациях, где работает в общей сложности 10–20 человек, все вопросы, связанные с персоналом, может единолично решать руководитель. В идеале для этого нужна соответствующая квалификация, но при малом объеме работы даже освоенное с нуля кадровое делопроизводство для чайников позволяет нормально с ней справляться.

Для проведения спецоценки нанимается сторонняя компания. Перед началом процедуры она анализирует кадровую документацию: трудовые контракты, штатное расписание, положение об охране труда и прочие. Процедура проводится с периодичностью, определяемой с учетом положений ст. 11 закона № 426-ФЗ, но бывают случаи внеплановой проверки (ст. 17 закона № 426-ФЗ).

В компетенцию трудовой инспекции также входит выявление несоответствий в организации рабочих мест с существующими нормами. Данная процедура осуществляется на основании результатов специальной оценки. Спецоценку должны осуществлять все работодатели. Ее порядок регламентирует закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ.

Начиная проверку, контролирующий орган запрашивает всю кадровую документацию, на основании которой он проводит оценку соответствия кадрового учета действующему трудовому законодательству. Обнаружив какие-либо отклонения от нормы, привлекает работодателя к ответственности.

Проверка ведения воинского учета осуществляется каждые три года при численности до 500 человек. Если штат больше указанного количества, то контроль должен проводиться раз в год (п. 3 Приложения 1 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях, утвержденных Генштабом ВС РФ 11.07.2022).

Под кадровым делопроизводством понимается организация порядка формирования документов, регламентирующих трудовые отношения в компании. Кадровым делопроизводством может заниматься как один человек, если штат компании небольшой, так и целый отдел кадровых специалистов в крупных компаниях.

На работодателей, участвовавших в эксперименте, действие новых статей Трудового кодекса распространяется с 16 ноября 2022 года. Это позволит не прерывать кадровый ЭДО. А указанный локальный нормативный акт и порядок электронного документооборота они могут утвердить до июля 2022 года.

1. На единой цифровой платформе « Работа в России ». Зайти на нее можно, в том числе, через портал Госуслуг с использованием единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА).
2. В собственной информационной системе (ИС) работодателя, которая позволяет создавать и хранить электронные документы, а также фиксировать их получение сторонами трудового договора. Все расходы, связанные с такой ИС, организация или предприниматель берет на себя.

Особняком стоят трудовые книжки: как бумажные, так и электронные. Комментируемые поправки на них не распространяются. Трудовые книжки оформляют по другим правилам. Работодатель, получивший письменное согласие сотрудника, может вести его трудовую книжку в электронном виде. При увольнении работник получит сведения из ЭТК (см. «Разработаны новые формы СТД-Р и СТД-ПФР»).

Закончился эксперимент по переходу компаний и предпринимателей на кадровый электронный документооборот. Теперь основные принципы кадрового ЭДО закреплены в Трудовом кодексе — поправки утв. Федеральным законом от 22.11.21 № 377-ФЗ и вступили в силу 22 ноября 2022 года. О том, как и для кого изменится работа с кадровыми документами, мы расскажем в нашей статье.

• в какой системе (или системах) будет осуществляться кадровый электронный документооборот;
• порядок доступа к ИС работодателя (при необходимости);
• перечень электронных документов и категорий работников, подпадающих под кадровый ЭДО;
• срок уведомления персонала о переходе на электронный кадровый документооборот;
• дата внедрения кадрового ЭДО (не ранее срока уведомления персонала).

Как перейти на электронный кадровый документооборот

Со своей стороны, работник может не согласиться или попросить время на раздумье — это его право. Если человек отказывается от ЭДО, это не основание для увольнения или отказа в трудоустройстве. Если нет согласия, кадровая служба обязана выдавать и оформлять документы только в бумажном виде.

В исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия населения, например во время пандемии, работодатель вправе обязать работников перейти на кадровый электронный документооборот. В этот период работник и работодатель смогут временно обмениваться документами в электронной форме или в виде электронного образа документа с последующим представлением соответствующих документов на бумажном носителе.

• договорные документы: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования с отрывом или без отрыва от производства и допсоглашения к ним;
• дополнительное соглашение о переводе на другую работу.
• заявление об увольнении и заявление об отзыве такого заявления;
• ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора (по ст. 74 ТК РФ).
• ознакомление с приказом о взыскании в ИС работодателя.

ПЭП — это сочетание «логин + пароль». Значит, если через личный кабинет на сайте работодателя или с адреса корпоративной электронной почты работника вы получили документ из тех, что не вошел в особый список, значит, он подписан простой электронной подписью. И это не просто сообщение, а именно документ.

• договорных документов: трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования с отрывом или без отрыва от производства;
• дополнительных соглашений к договору;
• приказов о дисциплинарных взысканиях,
• уведомлений об изменении условий трудового договора по ст. 74 ТК РФ, то есть по организационным и технологическим причинам.

• Журнал трудовых соглашений. В этом документе отражаются трудовые договоры, которые компания оформила с сотрудником. Требуется он для того, чтобы упорядочить соглашения. Как правило, он запрашивается в ходе проверки.
• Журнал приказов. В нем отражаются приказы, которые были оформлены компанией. На основании приказов начисляется ЗП, рассчитываются отпускные/премии. А потому это важный документ, который нуждается в учете.
• Журнал учета трудового времени. Отражает время, которое было фактически отработано трудящимися. Этот документ может помочь при конфликтах с работниками, касающимися начисления ЗП.
• Журнал учета командировочных. Этот документ необходим компаниям, сотрудники которых ведут разъездную работу. То есть, журнал нужен, если работники постоянно ездят в командировку. Документ помогает управлять периодичностью поездок, исполнением обязательств.
• Журнал учета больничных. Необходим для регистрации больничных листов. В нем также отражается время, на протяжении которого сотрудник фактически отсутствовал на рабочем месте.
• Журнал входящей и исходящей документации. В нем могут фиксироваться, к примеру, заявления от сотрудников.
• Журналы, касающиеся экономики компании. К примеру, это кассовая книга, журнал кассира. Последний необходим тогда, когда фирма ведет расчеты через кассовый аппарат.
• Журнал бланков отчетности. Бланки используются в том случае, если компания не использует кассу.

Перечень журналов определяется типом компании, сферой ее работы. Но есть и форма документа, которая должна быть в любой организации. Это журнал, в котором учитывается движение трудовых книжек. Если такого документа в документообороте компании нет, ее ждут штрафы. В частности, штраф в размере 5 000 рублей накладывается трудовой инспекцией.

На предприятиях питания формируется комиссия, ответственная за бракераж. В нее входят эти специалисты: директор, заведующий, медработник, старший правил. Эти сотрудники занимаются дегустацией блюд. Результаты дегустации фиксируются в бракеражном журнале. В нем отражается запах, консистенция блюда, его особенности.

Каждая фирма обязана вести некий перечень журналов. Этот документ требуется для фиксации разных аспектов деятельности организации. Он предъявляется представителям госорганов в ходе проверки. А потому журналы требуется вести на основании регламента. В обратном случае возникнут нарекания со стороны проверяющих.

• Журнал инструктажа. Предприятие обязано проводить инструктаж по пожарной безопасности. И эти мероприятия должны учитываться. В журнале фиксируются сотрудники, которые прошли инструктаж.
• Журнал учета огнетушителей. В нем фиксируется состояние огнетушителей, находящихся на предприятии. Состояние их должно проверяться раз в 6 месяцев.
• Журнал по электрической безопасности. В них заносятся, в том числе, сведения о проверках электроинструмента.
• Журнал о проблемах в системе автоматической защиты. Здесь отражаются обнаруженные неполадки.
• Журнал регистрации. Нужен для целей документооборота.

Журналы учета кадровых документов какие обязательные в 2022 году

Для крупных компаний удобнее будет разработать и утвердить порядок удаленной работы в локальном нормативном акте, при необходимости внести изменения в Правила внутреннего трудового распорядка и Положения об оплате труда и др. Если организация небольшая закрепите порядок и условия удаленной работы в трудовых договорах с работниками.

Что делать, если в журнале не осталось свободных листов? Документ нельзя выбрасывать или утилизировать. Его нужно хранить в организации на протяжении какого-то периода. Для рассматриваемого документа этот срок составляет 5 лет. Компания может установить в своей учетной политике другой срок. Однако он не может быть меньше 5 лет. Только по истечению этого срока журнал уничтожается.

Проверить в большой организации все трудовые договоры в конце года, конечно, проблематично, поэтому можно взять за правило каждый год просматривать трудовые договоры, заключенные в текущем году. В первую очередь проверьте, на всех ли работников они оформлены, есть ли в договорах подписи, в том числе подписи, подтверждающие получение второго экземпляра договора.

Если у вас есть профсоюз, направьте ему проект графика в течение 5 рабочих дней со дня составления (то есть до утверждения). Если профсоюз не согласен с проектом графика и подготовил предложения по его совершенствованию, можете принять их либо в течение 3 дней после получения этих предложений провести с профсоюзом дополнительные консультации для достижения взаимоприемлемого решения. При недостижении согласия оформляется протокол разногласий, после чего можно график все же утвердить. При этом профсоюз, в свою очередь, может обжаловать график в ГИТ или в суд, а также начать процедуру коллективного трудового спора (ст. 372 ТК РФ).

• прочие нормативные документы:
• по охране труда;
• о защите персональных данных;
• коллективный договор;
• по внутреннему распорядку;
• об оплате труда и премировании;
• о коммерческой тайне;
• журналы учета:
• трудовых книжек;
• контрактов;
• больничных листов.

Закон 2022 об электронном кадровом документообороте: основные положения и как перейти

До 22 ноября 2022 года у работодателей по Трудовому кодексу РФ не было законных оснований оформлять кадровые документы только в электронном виде. К ним относились, например, трудовой и ученический договоры, договор о материальной ответственности и ещё порядка 30 видов других кадровых документов.

Известно, что в рамках развития платформы «Работа в России» Роструд обеспечит разработку и утверждение форм и форматов для всех электронных документов, используемых в рамках эталонных моделей (бизнес-схем) документирования процессов в сфере трудовых отношений, обеспечивающих предотвращение нарушений трудового законодательства.

Работодателям, организующим свою ИС для кадрового ЭДО, придется найти дополнительные деньги на ее создание и эксплуатацию, а также на создание, использование и хранение электронных документов, включая расходы по приобретению и использованию электронной подписи работников (ч. 8 ст. 22.1 ТК РФ).

Не исключено, что в будущем работодатели, использующие для ЭКДО платформу «Работа в России» или доработавшие свои инфосистемы для соответствия единым требованиям к формам и форматам документов, а также эталонным моделям документирования процессов трудовых отношений, могут рассчитывать на снижение категории риска и периодичности проведения проверок. Вплоть до полной отмены плановых проверок в отношении работодателей низкой категории риска.

• для заключения трудового договора предоставлять документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, в форме, согласованной с работодателем – бумажной или электронной;
• знакомиться с коллективным договором, правилами внутр. труд. распорядка и иными локальными актами, связанными с трудовой деятельностью в электронной форме.

• документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года вместо пяти лет;
• заявки о потребности в иностранцах – 1 год вместо пяти лет;
• документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда – 5 лет, а не постоянно;
• книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий – 45 лет, а не постоянно.

• пункт 8.1 – прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет;
• пункт 8.2 – противодействие коррупции;
• пункт 8.3 – аттестация, повышение квалификации и профессиональная переподготовка работников, независимая оценка квалификации;
• пункт 8.4 – награждение.

Для ряда документов срок хранения зависит от того, когда по ним закончено делопроизводство:

• если до 01.01.2003, то их нужно хранить 75 лет;
• если после – 50 лет.

Обычно это трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников. Сейчас такие документы хранят 75 лет.

Далее вся основная номенклатура кадровых документов с соответствующими сроками хранения представлена в таблицах. Поясним, что срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что документ после истечения установленного срока хранения можно взять на постоянное хранение.

Приведенный перечень следует назвать приблизительным, поскольку он лишь дает ориентировку на то, какие комплексы в обязательном порядке имеют место в кадровом делопроизводстве. Данный список можно взять за образец, учитывая особенности вашей конкретной организации и адаптируя его под свои требования.

Если же в компании только началась работа по кадровым работникам, которые несут ответственность за документооборот, то следует сначала сформировать дела по папкам без номенклатуры с учетом на ее создание в будущем. К окончанию первого года деятельности организации каждое структурное подразделение устанавливает собственную практику по учету и хранению бумаг. Именно эти принципы документооборота следует взять за основу, когда вы приступите к разработке номенклатуры.

Все документация по персоналу должна строго учитываться и архивироваться. Любая бумага может понадобиться как в текущий момент времени, так и через десяток лет. Если номенклатура дел упорядочена, систематизирована и отсортирована, то у кадровика не возникнет никаких проблем с поиском любого документа.

В отделе кадров находятся все текущие документы, в то время как старые бумаги должны оставаться на хранение в организации до того как истечет «срок годности». Если компания закроется, то все бумаги должны быть перенаправлены в архив. Но в любом случае, бумаги должны быть сгруппированы и организованы таким образом, чтобы любой требующийся документ можно было бы найти быстро и без каких-либо трудностей.

Даже если у вас в организации небольшое количество документов, они все равно должны быть упорядочены. Для упрощения ведения и хранения кадровой документации уполномоченный сотрудник (кадровик) группируют бумаги по соответствующим папками согласно номенклатуре дел. Если же в компании номенклатуры нет, то целесообразно было бы ее создать и утвердить, вне зависимости от объемов кадровой документации.