Делопроизводство С Нуля Пошаговые Инструкции 2022

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2022

Эта непростая работа осуществляется на основании Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2022 № 1, который содержит библиотеку образцов всех документов — можно брать и пользоваться. Кстати, с 2022 года никто не имеет права потребовать документы только в том виде, в котором они представлены в постановлении: но зачем тратить время на изобретение велосипеда?

• документы по учету кадров (трудовые, гражданско-правовые договоры; приказы по личному составу; личные карточки работника);
• документы по учету рабочего времени и расчетов (табели, расчетно-платежные ведомости);
• личные документы сотрудников (трудовые книжки, документы личного дела).

Кадровое делопроизводство с нуля пошаговые инструкции 2022

Все журналы учета перед началом их использования необходимо подготовить. А именно каждый журнал надлежит пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью. Нумеруют листы сквозной нумерацией, начиная с первого и до последнего. Затем все листы, исключая обложку прошивают ниткой и выводят два хвостика на последний форзац. Их заклеивают бумажкой, но которой указано количество листов и стоит подпись руководителя или лица ответственного за ведение журнала.

Инструкция по кадровому делопроизводству нормативно не утверждена, поэтому для ведения кадрового учета и документооборота рекомендуется следовать ГОСТ Р 7.0.8-2022, утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.2022 № 1185-ст и введенному в действие с 01.03.2022.

Алгоритм кадрового делопроизводства с нуля

Перечень необходимой документации нужно согласовывать с руководством. Именно с директором следует обговаривать желаемые условия в правилах внутреннего распорядка, во внутренних нормативных актах. Рассмотрим документы, которые нужно оформлять в обязательном порядке:

Если в компании есть учредители, соглашение подписывается с ними. Если руководитель – это одновременно и учредитель, и ИП, он подписывает соглашение и за сотрудника, и за работодателя. В документе должна быть указана дата, с которой директор находится на службе.

Кадровое делопроизводство с нуля

Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству не существует, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового документооборота и учета на предприятии. Благодаря данному поэтапному плану легко обозначить последовательность действий и сориентироваться с объемом работы.

• Трудовой кодекс — в нём содержатся основные моменты по нормированию рабочего времени (гл. 15–16, 22), продолжительности и периодичности отпусков (гл. 19), начислению зарплаты (гл. 21), расписаны основные права и обязанности работников и работодателей;
• постановление Госкомитета статистики от 04.01.2022 № 1 — здесь представлены все формы первичных документов, необходимых в кадровом учете; их использование сегодня не является обязательным, но всё же желательно, поскольку в них учтены все необходимые графы и реквизиты; по желанию любой пользователь может внести в данные формы изменения, сохранив лишь обязательные реквизиты;
• правительственное постановление от 16.04.2022 № 225, которое поможет в работе с трудовыми книжками; этот документ является основным для работника, поскольку подтверждает его трудовой стаж;
• методичка по ведению воинского учета на предприятиях, утвержденная Генштабом ВС России 11.04.2022, — данные рекомендации помогут кадровым работникам освоиться с обязательным ведением воинского учета работников на предприятиях;
• приказ Росстандарта от 17.10.2022 № 1185-ст, постановление Госстандарта от 03.03.2022 № 65-ст (это постановление действует до 01.07.2022, с 01.07.2022 применяется ГОСТ Р 7.0.97-2022, утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2022 № 2022-ст), приказ Минкультуры от 25.08.2022 № 558 и правительственное постановление от 15.06.2022 № 477 — эти документы помогут узнать, какие существуют стандарты в российском делопроизводстве и архивном деле.

Особенности кадрового делопроизводства

На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.

• Получение необходимых бумаг.
• Оформление заявления.
• Составление и подписание соглашения.
• Формирование приказа на прием.
• Заведение карточки Т-2.
• Внесение записи в трудовую.
• Свои особенности имеет трудоустройство граждан, разговаривающих на английском языке.

Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2022

• учет и контроль рабочего времени, а также времени, отведенного сотрудникам на отпуск;
• персонифицированный учет штатных единиц;
• учет сформированных трудовых договоров, административных распоряжений и приказов;
• грамотное ведение личных дел, личных карточек (ф. Т-2), трудовых книжек, больничных листов, дополнительной документации (справок о трудоустройстве; заверенных дубликатов трудовых книжек) в разрезе соответствующих законодательных норм;
• найм работников с учетом их личных качеств, анализ их трудовой деятельности в соответствии с законодательными нормами;
• сбор и хранение документации, актуальной при выходе подчиненных на пенсию;
• ведение воинского учета.

• регистрация заявления от будущего работника;

• ознакомление его с имеющимися внутренними инструкциями и актами;
• оформление трудового договора, его визирование сторонами, выдача копии подчиненному с соответствующей отметкой организации;
• оформление приказа и его регистрация;
• заполнение личной карточки, трудовой книжки, подшивка документов (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора) в личное дело;

Кадровое делопроизводство с нуля в 2022 году — пошаговая инструкция, обучение, курсы, организация

«Курсы кадрового делопроизводства. Организация и управление кадровой службой». Для дистанционного обучения необходимы персональный компьютер и доступ в Интернет. Поэтапно предоставляются учебные и методические материалы, а уровень знаний предмета определяется с помощью итогового онлайн-теста. Время на подготовку к итоговому тесту не ограничивается. Цена дистанционного курса — 5500 руб. Преимущество онлайн обучения — не нужно подстраиваться под расписание занятий — вы занимаетесь тогда, когда вам это удобно.

Если Вам поручили поставить во вновь открывающейся компании кадровое делопроизводство с нуля, а опыта работы в этой области у Вас мало (может быть, Вы создатель, руководитель и пока единственный работник новой компании, кадровик-новичок, либо вообще бухгалтер или офис-менеджер, на которого «повесили» кадры, либо начинающий предприниматель), тогда наше руководство Вам наверняка поможет. Оно составлено просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле.

8 правил формирования кадрового делопроизводства

• На основании, которых происходят изменения условий контрактов;
• Предназначенные для увольнения граждан или их привлечение к дисциплинарному взысканию;
• Договоры о материальной ответственности и ученические;
• Документы для оформления ученических отпусков;
• Положения об аттестации, присвоении квалификационных разрядов, профессиональной подготовке и переподготовке кадров;
• Документы относительно деления ежегодного отпуска, отзыва из него, его продления, замены компенсацией и предоставления неоплачиваемых дней;
• Бумаги по предоставлению дополнительного отдыха по уходу за ребенком инвалидом или малолетним ребенком, декретного отпуска, для выплаты пособия при пополнении в семье;
• Бумаги, указывающие на вариант работы в период декрета или при его прекращении с последующим выходом на работу;
• Положения о коммерческой тайне, об оплате труда, о премировании, о предоставлении надбавки и компенсационных выплат;
• Положения о ненормированном графике, сверхурочной работе, разделенном рабочем дне, сменном графике и прочих особенностях, относительно изменений рабочего графика;
• Обязательства по прохождению медосмотра;
• Документы о расследовании производственного несчастного случая, возникновения профзаболеваний;
• Документы об учете мнения профсоюза и восстановлении в должности сотрудников.

Что такое кадровое делопроизводство?

• ФЗ от 1995 года о правилах работы с персональными данными работников;
• ФЗ № 98 с правилами о коммерческой тайне;
• ФЗ № 181 с нормами об охране труда;
• ГОСТом Р 6.30-2022, указывающим на стандарты формирования большинства документов;
• Постановление о правилах заполнения трудовых книжек и Госкомстата от 2022 года.

Делопроизводство: пошаговая инструкция 2022

Первым делом необходимо определиться, на какие документы будет распространяться действие инструкции, призванной регламентировать документооборот. Напомним, что вся масса бумаг подразделяется в организации на внутренние (локальные), исходящие и входящие. Порядок работы с ними будет различный, поэтому стоит описать его в разных разделах.

• Приказом Минюста России от 16.04.2022 № 78 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» (вместе с Правилами нотариального делопроизводства, утвержденными решением Правления ФНП от 17.12.2022, приказом Минюста России от 16.04.2022 № 78) утверждены правила документооборота у нотариусов;
• Решением Коллегии Евразийской экономической комиссии от 05.05.2022 № 46 «О Правилах внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии» определены правила работы с документами в ЕЭК;
• Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2022 № 36 утверждена Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде;
• Постановлением ЦИК России от 20.01.2022 № 321/1831-6 принята Инструкция по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;
• Постановлением Правительства РФ от 15.06.2022 № 477 утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Кадровое делопроизводство: способы организации и важные документы

• Срок. В силу ст. 60.2 ТК РФ работодатель обязан прописать срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, что вызывает определенные сложности. Прописать срок можно следующим образом — с такого-то числа до закрытия вакантной должности, при этом закрываться вакансия может по разным причиам: либо ее убирают из штатного расписания, либо другой работник принимается по трудовому договору.
• Содержание и объем выполняемой работы. В письменном соглашении недостаточно прописать, что работнику поручается в течение установленной продолжительности рабочего времени дополнительная работа по должности специалиста по кадровому делопроизводству. Через двоеточие обязательно нужно раскрыть содержание и объем дополнительной работы: будет ли работник заниматься только приказами о приеме, переводе и увольнении работников или он еще будет вести трудовые книжки и разрабатывать проекты локальных нормативных актов, что будет входит в объем и содержание работы? Все это нужно прописать в дополнительном соглашении.
• Дополнительная оплата. Так как работодатель не будет знакомить работника со штатным расписанием под роспись, то размер в рублях нужно определить в соглашении.

Формы книг утверждены Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2022 № 69, а требования к их оформлению находятся в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2022 № 225 «О трудовых книжках». Причем требования к оформлению предъявляются очень жесткие: книги должны быть не просто пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью работодателя, они должны быть еще скреплены сургучной печатью или опломбированы.