Приказ По Личному Составу Образец 2022

Приказ по личному составу

• суть распоряжения, с указанием конкретных работников, которых оно касается;
• дата, с которой данный приказ вступает в законную силу;
• обоснование для его формирования, т.е. словами описать конкретную причину или обстоятельства;
• основание (здесь указывается ссылка на статью закона или на внутренний документ – акт, служебную или докладную записку).

После того, как текст будет сформулирован, распоряжение нужно отдать на подпись директору или уполномоченному действовать от его имени сотруднику (при этом подпись должны быть только «живой» — использование факсимильных, т.е. отпечатанных каким-либо методом, автографов недопустимо).

Журнал регистрации приказов по личному составу

• Ф. И. О., должностей сотрудников, ответственных за ведение журнала;
• сведений о документах, на основании которых данные сотрудники назначены ответственными;
• подписей ответственных лиц, удостоверяющих ведение ими журнала в конкретные периоды времени;
• сведений о соответствующих периодах.

Прежде чем регистрировать тот или иной приказ по личному составу и придавать ему таким образом юридическую силу (если это предусмотрено правилами документооборота), сотрудник отдела кадров должен убедиться в том, что приказ имеет необходимые признаки легитимности, такие как:

Какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие – к приказам по основной деятельности

Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы. Первая группа — приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации), вторая — приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).

Срок хранения приказов по личному составу и прилагающейся к ним документации составляет 75 лет. Исключение предусмотрено для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках. Срок хранения таких документов составляет пять лет. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2022 г. № 558.

Журнал регистрации приказов по личному составу: образец 2022

Поскольку ведение журнала регистрации не регламентировано, многие кадровые специалисты пользуются электронной формой этого документа. Более того, современные программы, предназначенные для автоматизации документооборота, могут создавать журнал самостоятельно, по умолчанию. Все распоряжения работодателя автоматически фиксируются в журнале с соответствующей нумерацией. Причем в параметрах программы можно выбрать тип журнала – объединяющий все документы в одном либо несколько разных, в зависимости от типа распоряжения.

• Порядковый номер записи в журнале.
• Дата выпуска приказа.
• Номер приказа.
• Краткое содержание (иногда наименование).
• Кем завизирован приказ.
• Кто назначен непосредственным исполнителем документа.
• Структурное подразделение, на которое направлен распорядительный документ.
• Подпись получения приказа и дата.
• Данные по исполнению.
• Иногда дополнительно делается графа «Отметка о выдаче копии приказа работнику»: это зафиксирует выполненную обязанность работодателя выдавать копии документов сотрудникам не позднее чем через три дня с момента подачи письменной просьбы.

Приказы по личному составу

Документ должен содержать несколько пунктов, каждому из которых должно быть дано наименование. Он должен содержать сведения о документе, послужившем основанием для включения каждого конкретного пункта. Это может быть заявление работника, номер контракта, докладная, акт и так далее.

Необходимость создания приказов имеется в каждой организации, поэтому случаи, когда составляется приказ по личному составу, предусмотрены КЗоТ РФ. Приказ является основным документом, и на его основе ведутся учетные формы, лицевые счета, личные дела, трудовые книжки и другие документы.

Состав документов по личному составу, их виды

Все документы, касающиеся личных данных, должны храниться изолированно от общих бумаг. Доступ к ним разрешен только специалистам отдела кадров и первому руководителю организации. Сторонним лицам и организациям личные данные работников разглашать строго запрещено. Исключение составляют судебные и прокурорские органы, обратившиеся с официальным документированным запросом.

Большая часть личных приказов имеет унифицированные формы. Удобство работы с такими бланками подразумевает их единство для фирмы. Однако обязательное использование стандартизованных бланков предписывается только государственным структурам и бюджетным организациям. Предприятия с иной формой собственности могут не придерживаться этих правил.

Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу (образец)

• об организационно-правовой форме и наименовании организации;
• видах регистрируемых документов (в данном случае это приказы по личному составу);
• дате начала и окончания ведения журнала;
• лице, ответственном за ведение журнала (наименование должности, Ф.И.О.);
• сроке хранения.

Исчерпывающий список книг и журналов учета, которые в обязательном порядке должны вестись кадровой службой, приведен в Перечне типовых управленческих архивных документов…, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2022 № 558 (далее — перечень № 558). Так, п. «б» ст. 258 перечня № 558 устанавливается необходимость ведения организацией журналов регистрации распорядительных документов по личному составу. Вместе с тем утвержденных на законодательном уровне требований к их оформлению нет.

Образец приказа по личному составу

Процедура, о которой идет речь, предполагает внесение сведений о приказе в специальных внутрикорпоративных регистрах. Считается, что тот или иной утвержденный образец приказа по личному составу приобретает юридическую силу только по факту регистрации соответствующего источника в компании. Если данная процедура в отношении документа не осуществлена, то правовые последствия — для сотрудников и руководства фирмы, не наступают.

После того как информация собрана, компетентные специалисты разрабатывают непосредственно проект приказа по личному составу. Решение данной задачи предполагает, прежде всего, корректное оформление документа. В нем желательно указать, что разрабатывается именно проект, образец приказа по личному составу, а не официальный локальный правовой акт. То есть — написать на документе слово «проект». Однако, текст в источнике должен быть приведен максимально приближенный к тому, что должен присутствовать в официальном приказе. Возможно, что компетентный руководитель предварительно утвердит текст документа в изначальном виде.

Приказ об утверждении графика отпусков на 2022 год: как его правильно составить, в какие сроки

В верхней части отражается наименование хозяйствующего субъекта, его ИНН, КПП, ОГРН, реквизиты банка и т. д. Когда используется фирменный бланк, то все эти сведения уже присутствуют у него в шапке. Поэтому, если приказ об утверждении графика отпусков составляется таким способом, то дополнительно повторять данную информацию нет необходимости.

Посередине листа отражается наименование подготавливаемого распоряжения. Рядом указывается номер документа по порядку, под которым он фиксируется в журнале регистрации. Желательно на следующей строке отразить краткое описание приказа, к примеру, «Об утверждении графика отпусков».

Приказы по личному составу: сроки хранения

Классификатор приказов представляет собой упорядоченный перечень заголовков приказов, которые издаются в каждой компании. Проще говоря, данный перечень содержит информацию об индексах документации, лицах, визирующих документы и о сроках хранения. Наличие данного перечня позволяет существенно снизить количество ошибок, а также легче определять сроки хранения приказов по личному составу. Его присутствие в делопроизводстве компании значительно упрощает поиск необходимой документации и даже, в какой-то мере, регламентирует порядок подписания и регистрации. Кроме того, его можно с успехом использовать для дальнейшего создания справочника в системе электронного документооборота.

Известно, что различные документы имеют свои сроки хранения. При этом сроки хранения приказов значительно варьируются, в зависимости от вида деятельности. К примеру, на вопрос, сколько хранятся приказы по основной деятельности, ответ всегда неизменен – постоянно. Это связано с тем, что документы основной деятельности могут потребоваться в любое время, поэтому и хранить их следует особо внимательно и бережно. Как правило, данная документация в архиве хранится отдельно, а на делах ставится соответствующая отметка о постоянном сроке хранения.

Образец заполнения журнала регистрации приказов по личному составу

Так как приказы по учету кадров формируются с первого дня работы компании, их необходимо определённым образом регистрировать. На сегодняшний день нет единых утвержденных на государственном уровне требований по оформлению данного документа , поэтому этот формат можно утвердить локальным нормативных актом организации, например, в «Положении о делопроизводстве компании».

Приказы по личному составу необходимы для оформления трудовой деятельности каждого работника в организации любого юридического статуса. В соответствии с их содержанием бухгалтерия насчитывает заработную плату, премии, компенсации, отпускные начисления. Если работник хочет взять в банке кредит, вместе с другими документами требуют предоставить документы о трудовой деятельности, в том числе и копию приказа о приеме на работу.

Книга регистрации приказов по личному составу как правильно вести

Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо внутренними нормативно-правовыми документами предприятия. Номера записей проставляются сплошной нумерацией по всей книге, номера распоряжений присваиваются по принятому в организации шаблону (чаще всего это индекс и цифровой номер).

Тем не менее, существуют конкретные правила, которые необходимо учитывать. У организации должна быть книга приказов по личному составу, образец заполнения которой можно скачать , все обязательно должно быть правильно прошнуровано, приказы распределить по номерам и согласно их хронологическому порядку – всё это должно соответствовать действующим правилам.