Обязательные кадровые журналы 2022

10 важных нововведений для кадровика в 2022 году

Месячная заработная плата работника, полностью отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда (трудовые обязанности), не может быть ниже МРОТ. Также величина МРОТ в отдельных случаях может повлиять на размер пособий по социальному страхованию.

Подписанный электронной подписью врача больничный лист размещается в ГИС ЕИИС «Соцстрах». Застрахованное лицо может получить выписку с номером электронного бюллетеня, однако работодателю никаких документов на бумажном носителе, будь то распечатка электронного листка нетрудоспособности, талон из медорганизации и пр., от работника получать не требуется. Более того, со следующего года работник вообще может не уведомлять работодателя о том, что ему открыт больничный – информация из поликлиники поступит в ФСС России, и тот сам сообщит работодателю. Конечно, для этого между учреждением и ФСС России должен быть налажен электронный документооборот. И если в 2022 году участие работодателя в информационном обмене было добровольным, то со следующего года подключиться к системе электронного документооборота Фонда нужно обязательно.

Новые штрафы для работодателей. Представление страхователем недостоверных сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты пособия, если это повлекло излишне понесенные ФСС расходы по выплатам, грозит штрафом в размере 20% от суммы излишне понесенных расходов, но не более 5 тыс. руб. и не менее 1 тыс. руб. Нарушение срока представления Фонду сведений, необходимых для назначения и выплаты страхового обеспечения, обойдется в 5 тыс. руб. А за отказ в представлении истребуемых Фондом для проверки документов или представление их с нарушением установленного срока придется заплатить по 200 рублей за каждый документ.

Неправомерно выплаченное пособие работодатель должен будет вернуть в бюджет ФСС России. С 2022 года вводятся два новых вида камеральных и выездных проверок, в рамках одного из которых ФСС России проверит полноту и достоверности предоставляемых страхователем сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты пособий. Если по итогам такой проверки будет выявлено, что документы недостоверны, ФСС России вправе выставить работодателю требование о возврате выплаченных средств.

Изменены документы и сведения, подтверждающие страховой стаж, уплату платежей на социальное страхование. Кроме того, установлено, что периоды работы за границей до получения гражданства России могут включаться в стаж при наличии соответствующего межгосударственного соглашения.

Положение об оплате труда составляется, когда в организации помимо окладов предусмотрены иные выплаты (например, премии, бонусы) или действуют разные системы оплаты труда. В Положении прописывают принципы оплаты труда, порядок индексации зарплаты, возмещения командировочных расходов, оплаты сверхурочных, условия выплаты премий и т. п. (ст. 135 ТК РФ). Все это, в принципе, может быть прописано и в правилах внутреннего трудового распорядка, но на практике условия оплаты труда выделяют в отдельное положение – так будет меньше вопросов при проверках контролирующих органов.

В небольших компаниях необходимые кадровые документы чаще всего ведет штатный или приходящий бухгалтер, либо ведение кадровых документов берет на себя сам руководитель – насколько хватит времени и сил. Бухгалтеры, как правило, занимаются этим с нежеланием, либо вовсе спускают «кадровые» вопросы на тормозах.

С целью экономии на страховых взносах многие работодатели заключают не трудовой, а гражданско-правовой договор. Как показывает практика, проверяющие с таким способом экономии давно знакомы, поэтому предельно внимательно изучают договоры с целью выявления подмены трудовых отношений гражданско-правовыми. При выявлении нарушения будет штраф: для компании – до 100 тыс. руб., для ИП – до 10 тыс. руб.

С каждым сотрудником должен быть заключен трудовой договор в письменной форме. Составить и подписать договор необходимо в течение 3 дней с начала трудовой деятельности. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, и один из них отдается на руки работнику.

Трудовая книжка может быть направлена по почте (при условии наличия согласия работника на пересылку по указанному адресу), если работник отсутствовал в день увольнения или отказался от ее получения. В такой ситуации работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Для прочих электронных документов, связанных с работой, установлено следующее правило. Работодатели и сотрудники вправе подписывать их усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), либо усиленной неквалифицированной ЭП (в том числе выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства). Для обмена документами в ИС работодателя работник также вправе применять простую ЭП, если такая возможность предусмотрена соглашением сторон трудового договора. Подробнее про электронные подписи см. « Электронная цифровая подпись (ЭЦП): виды и их отличия ».

Порядок взаимодействия платформы «Работа в России» с порталом Госуслуг должно утвердить правительство РФ. Также будет установлен порядок взаимодействия портала Госуслуг с информационной системой работодателя. Но это станет возможным не ранее 1 сентября 2022 года, когда вступят в силу соответствующие положения комментируемого закона.

Закончился эксперимент по переходу компаний и предпринимателей на кадровый электронный документооборот. Теперь основные принципы кадрового ЭДО закреплены в Трудовом кодексе — поправки утв. Федеральным законом от 22.11.21 № 377-ФЗ и вступили в силу 22 ноября 2022 года. О том, как и для кого изменится работа с кадровыми документами, мы расскажем в нашей статье.

Также компания или предприниматель обязаны утвердить порядок осуществления кадрового ЭДО. В нем можно предусмотреть: сроки и периодичность подписания документов и ознакомления с ними; чрезвычайные ситуации, когда допустимо перейти на бумажное оформление и проч.

1. На единой цифровой платформе « Работа в России ». Зайти на нее можно, в том числе, через портал Госуслуг с использованием единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА).
2. В собственной информационной системе (ИС) работодателя, которая позволяет создавать и хранить электронные документы, а также фиксировать их получение сторонами трудового договора. Все расходы, связанные с такой ИС, организация или предприниматель берет на себя.

10 главных ошибок при ведении кадрового учета в 2022 году

К примеру, работодатель не может представить подтверждение заработка бывшей сотрудницы, которая решила заменить годы расчета для выплаты пособия по беременности и родам на новом месте работы. При увольнении ей не были предоставлены нужные справки, а спустя несколько лет документы за тот период просто уничтожили, чтобы не занимали место в офисе.

• если появляются новые сотрудники;
• если сотрудники просят о переносе отпуска (зависит от статуса работника, для некоторых категорий исполнение такого заявления обязательно);
• вносятся корректировки по согласованию с работодателем и т.д.

Вернуть трудовую книжку сотруднику нужно не только при увольнении, но еще и при переходе на ее электронный вариант. Согласно пункту 35 Приказа Минтруда от 19.05.2022 № 320н бумажную книжку нужно выдать сотруднику в течение 3-х дней после перехода на электронную (а точнее, если работник переходит на передачу сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК).

Чаще всего с сотрудником заключается бессрочный трудовой договор. Не все знают, что малые предприятия (численность работников не более 35 человек или 20 человек в розничной торговле или бытовых услугах) имеют право по соглашению с работником заключать срочный договор, даже если принимают его не для выполнения временной работы или обязанностей. А ведь это возможность обезопасить компанию от приема на работу неквалифицированного сотрудника ( не всегда спасает при этом испытательный срок, т. к. приходится доказывать некомпетентность ).

Бывает, что через какое-то время работник объявляется и сообщает — нашел новую работу, хочу забрать книжку. Обычно работодатель идет навстречу прогульщику и увольняет его по собственному желанию, а книжку или передает лично в руки или пересылает по указанному сотрудником в заявлении адресу.

Обязательные кадровые журналы 2022

Каждая фирма обязана вести некий перечень журналов. Этот документ требуется для фиксации разных аспектов деятельности организации. Он предъявляется представителям госорганов в ходе проверки. А потому журналы требуется вести на основании регламента. В обратном случае возникнут нарекания со стороны проверяющих.

• Журнал трудовых соглашений. В этом документе отражаются трудовые договоры, которые компания оформила с сотрудником. Требуется он для того, чтобы упорядочить соглашения. Как правило, он запрашивается в ходе проверки.
• Журнал приказов. В нем отражаются приказы, которые были оформлены компанией. На основании приказов начисляется ЗП, рассчитываются отпускные/премии. А потому это важный документ, который нуждается в учете.
• Журнал учета трудового времени. Отражает время, которое было фактически отработано трудящимися. Этот документ может помочь при конфликтах с работниками, касающимися начисления ЗП.
• Журнал учета командировочных. Этот документ необходим компаниям, сотрудники которых ведут разъездную работу. То есть, журнал нужен, если работники постоянно ездят в командировку. Документ помогает управлять периодичностью поездок, исполнением обязательств.
• Журнал учета больничных. Необходим для регистрации больничных листов. В нем также отражается время, на протяжении которого сотрудник фактически отсутствовал на рабочем месте.
• Журнал входящей и исходящей документации. В нем могут фиксироваться, к примеру, заявления от сотрудников.
• Журналы, касающиеся экономики компании. К примеру, это кассовая книга, журнал кассира. Последний необходим тогда, когда фирма ведет расчеты через кассовый аппарат.
• Журнал бланков отчетности. Бланки используются в том случае, если компания не использует кассу.

На предприятиях питания формируется комиссия, ответственная за бракераж. В нее входят эти специалисты: директор, заведующий, медработник, старший правил. Эти сотрудники занимаются дегустацией блюд. Результаты дегустации фиксируются в бракеражном журнале. В нем отражается запах, консистенция блюда, его особенности.

Перечень журналов определяется типом компании, сферой ее работы. Но есть и форма документа, которая должна быть в любой организации. Это журнал, в котором учитывается движение трудовых книжек. Если такого документа в документообороте компании нет, ее ждут штрафы. В частности, штраф в размере 5 000 рублей накладывается трудовой инспекцией.

• Журнал инструктажа. Предприятие обязано проводить инструктаж по пожарной безопасности. И эти мероприятия должны учитываться. В журнале фиксируются сотрудники, которые прошли инструктаж.
• Журнал учета огнетушителей. В нем фиксируется состояние огнетушителей, находящихся на предприятии. Состояние их должно проверяться раз в 6 месяцев.
• Журнал по электрической безопасности. В них заносятся, в том числе, сведения о проверках электроинструмента.
• Журнал о проблемах в системе автоматической защиты. Здесь отражаются обнаруженные неполадки.
• Журнал регистрации. Нужен для целей документооборота.

Кадровое делопроизводство в 2022

Кадровое делопроизводство — это комплекс процедур по документальному оформлению трудовых отношений. Ключевые моменты взаимодействия с персоналом — трудоустройство и увольнение, перевод и направление в командировку, награждение и дисциплинарное наказание — сопровождаются определенными формальностями. Все работодатели, использующие наемный труд, обязаны вести кадровое делопроизводство, особенно в 2022: новые требования несколько упрощают этот процесс для индивидуальных предпринимателей и микропредприятий, но полностью от него не освобождают.

Вести кадровый учет с нуля может как один специалист по кадрам, так и кадровая служба. Все зависит от масштаба компании и сложности ее структуры. Чем больше штат, тем солиднее поток документов, с которым приходится иметь дело кадровику, тем сложнее ему справляться в одиночку. Кадровую службу приходится расширять. А в небольших организациях, где работает в общей сложности 10–20 человек, все вопросы, связанные с персоналом, может единолично решать руководитель. В идеале для этого нужна соответствующая квалификация, но при малом объеме работы даже освоенное с нуля кадровое делопроизводство для чайников позволяет нормально с ней справляться.

Согласование либо утверждение номенклатур (кадровой, иных подразделений, сводной) может осуществляться посредством проставления на них подписей компетентных лиц. Но если требуется утверждение документа руководителем, лучше, если будет издан отдельный приказ.

• закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда (п. 4.15 Правил);
• является основой для составления описей дел, документов с различными сроками хранения, а также учета дел временных (не более 10 лет) сроков хранения (п. 4.16 Правил);
• разрабатывается на базе типовых, ведомственных и прочих перечней документов с приведением сроков хранения, иных нормативных актов, типовых и примерных номенклатур (п. 4.17 Правил).

• окончательно сформировать свою номенклатуру, внимательно проверить сведения, отраженные во временном учетном документе по форме из приложения 26, при необходимости откорректировать их;
• согласовать сформированную номенклатуру с сотрудником, ответственным за ведение архива (скорее всего, это будет документовед фирмы), а также руководителем кадровой службы;
• дождаться, пока аналогичным образом будут согласованы номенклатуры иных подразделений фирмы.

В номенклатуре также могут фиксироваться иные сведения, используемые в целях повышения эффективности документооборота (например, индексы дел, количество их томов, служебные отметки и примечания). В этом заключается польза номенклатуры с точки зрения систематизации управления документами.

По мере осуществления данной работы специалист должен фиксировать выявляемые типы дел, а также предусмотренные законом сроки их хранения в специальном документе. Фактически он и будет прообразом будущей номенклатуры, а потому может полностью совпадать с ней по структуре.

Как перейти на электронный кадровый документооборот

Со своей стороны, работник может не согласиться или попросить время на раздумье — это его право. Если человек отказывается от ЭДО, это не основание для увольнения или отказа в трудоустройстве. Если нет согласия, кадровая служба обязана выдавать и оформлять документы только в бумажном виде.

В исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия населения, например во время пандемии, работодатель вправе обязать работников перейти на кадровый электронный документооборот. В этот период работник и работодатель смогут временно обмениваться документами в электронной форме или в виде электронного образа документа с последующим представлением соответствующих документов на бумажном носителе.

• сведения об используемых ИС;
• порядок доступа к ИС работодателя;
• перечень документов, которые работодатель переводит в электронный формат;
• перечень категорий работников, с которыми ведется электронный кадровый документооборот;
• срок уведомления работников о переходе на ЭКДО и о праве дать согласие на электронное взаимодействие;
• сведения о дате введения ЭКДО — не ранее дня истечения срока указанного уведомления;
• сроки и периодичность подписания работником электронных документов или ознакомления с ними;
• порядок проведения инструктажа работников по вопросам кадрового ЭДО;
• исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе;
• процедуры взаимодействия с профсоюзом, комиссией по трудовым спорам (при наличии и необходимости).

1. ЕЦП «Работа в России» — дорабатывается, будет запущена в полном объеме до 1 сентября 2022 года.
2. ИС работодателя, если она позволяет:

• подписывать и хранить электронные документы;
• фиксировать факт получения электронных документов сторонами трудовых отношений.

ПЭП — это сочетание «логин + пароль». Значит, если через личный кабинет на сайте работодателя или с адреса корпоративной электронной почты работника вы получили документ из тех, что не вошел в особый список, значит, он подписан простой электронной подписью. И это не просто сообщение, а именно документ.

Как вести журнал регистрации приказов по личному составу

• 50 лет — все о приме, перемещениях, переводах и совмещениях, увольнении, аттестации, всех видах оплаты, отпусках (декретных и в связи с вредными условиями), повышении квалификации, длительных командировках и пр.;
• 5 лет — все о ежегодных и учебных отпусках, дисциплинарных взысканиях, краткосрочных командировках и пр.

1. Порядковый номер распоряжения.
2. Дата.
3. Номер.
4. Вид.
5. Ф.И.О. работника.
6. Основание издания.
7. Должность и Ф.И.О. обработавшего документ работника службы персонала.
8. Подпись ответственного.
9. Примечания.

• используется сплошная нумерация — на страницах проставляется порядковый номер регистрации и индекс, начиная с первого после титульного листа;
• регистр сшивается и пломбируется — на последней странице располагается надпись, заверяющая количество листов в книге, заверенная руководителем (начальника кадровой службы) и печатью;
• закрытие журнала отмечается на последнем листе — фиксируется дата окончания записей и передачи в архив, основание (дата и номер документа).

• не допускайте ошибок, помарок;
• избегайте сокращений, если они неоднозначно трактуют запись;
• имя-отчество вписывайте полностью, чтобы при чтении записи не было сомнений, какого сотрудника касается приказ;
• номера записей проставляйте сплошной нумерацией по всей книге;
• номера распоряжений отражайте по принятому в организации шаблону (чаще всего это индекс и цифровой номер);
• рекомендуемый формат даты стандартный — «дд.мм.гггг»;
• в графе «вид» указывайте управленческое действие: прием, увольнение, перевод, поощрение, взыскание, отпуск по уходу за ребенком, изменение фамилии и прочее;
• укажите основание — документ, ставший причиной для издания распоряжения (трудовой договор (ТД), заявление сотрудника, допсоглашение к договору и т. д.).

В ООО «Ландыш» была проведена проверка за 2022 год, в ходе которой выяснилось, что в кадровой службе компании нет штатного расписания за указанный период. ООО было привлечено к ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, в соответствии с которым предусмотрено следующее наказание:

• Дисциплинарные взыскания, предусмотренные ст. 193 ТК РФ, максимальная мера по которой — увольнение.
• В соответствии с положениями КоАП РФ — нормы для привлечения к административной ответственности за отсутствие документов отражены в ст. 5.27, 5.27.1 КоАП.

• ст. 13.20 КоАП наказывает на 300–500 руб. должностных лиц за нарушение правил хранения документов;
• ст. 5.39 налагает штраф в размере 1 000–3 000 руб. на ответственных лиц за непредставление запрашиваемой информации кадрового учета сотруднику, например, за отказ в выдаче копии трудовой книжки.

• прочие нормативные документы:
• по охране труда;
• о защите персональных данных;
• коллективный договор;
• по внутреннему распорядку;
• об оплате труда и премировании;
• о коммерческой тайне;
• журналы учета:
• трудовых книжек;
• контрактов;
• больничных листов.

Существование документов кадрового учета обусловлено нормами Трудового кодекса РФ. Например, ст. 56 ТК РФ закрепляет понятие трудового контракта, а ст. 212 обязывает работодателя создать внутренние положения, которые будут регламентировать охрану труда. Таким образом, необходимость наличия обязательных кадровых документов вытекает из норм ТК РФ. Кроме того, зачастую оформление правильной кадровой документации позволяет уменьшить сумму налога на прибыль, например, многие выплаты в пользу сотрудников могут быть подтверждены коллективным договором.

Для ряда документов срок хранения зависит от того, когда по ним закончено делопроизводство:

• если до 01.01.2003, то их нужно хранить 75 лет;
• если после – 50 лет.

Обычно это трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников. Сейчас такие документы хранят 75 лет.

• документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года вместо пяти лет;
• заявки о потребности в иностранцах – 1 год вместо пяти лет;
• документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда – 5 лет, а не постоянно;
• книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий – 45 лет, а не постоянно.

• пункт 8.1 – прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет;
• пункт 8.2 – противодействие коррупции;
• пункт 8.3 – аттестация, повышение квалификации и профессиональная переподготовка работников, независимая оценка квалификации;
• пункт 8.4 – награждение.

Далее вся основная номенклатура кадровых документов с соответствующими сроками хранения представлена в таблицах. Поясним, что срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что документ после истечения установленного срока хранения можно взять на постоянное хранение.

Отдельный срок предусмотрен для начала применения единых требований к составу и форматам электронных документов, который разработает Минтруд совместно с Минцифры и Росархивом ─ с 1 марта 2023 года. Этот переходный период нужен, чтобы компаниям и ИП доработать и развить своё программное обеспечение. При этом документы, сформированные в информационной системе работодателя до вступления в силу единых форматов Минтруда, имеют юридическую силу.

• повышения эффективности электронного документооборота работников, работодателей, госорганов;
• проактивного (без заявлений и т. п.) обеспечения соблюдения трудового законодательства;
• передачи электронных документов, связанных с работой, из инфосистемы работодателя в личный кабинет работника на платформу «Работа в России»;
• предоставления в единообразном формате электронных документов в контрольно-надзорные и иные органы.

• сроки и периодичность подписания работником электронных документов и/или ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника;
• порядок проведения инструктажа по вопросам применения кадрового ЭДО (при необходимости);
• исключительные случаи, при которых допустимо оформление электронных документов на бумажном носителе;
• порядок взаимодействия работодателя с профсоюзным органом и комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Работодателям, организующим свою ИС для кадрового ЭДО, придется найти дополнительные деньги на ее создание и эксплуатацию, а также на создание, использование и хранение электронных документов, включая расходы по приобретению и использованию электронной подписи работников (ч. 8 ст. 22.1 ТК РФ).

В ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ прописано, что «работодатель вправе принять решение о введении электронного документооборота». Получается, что в настоящее время закон не обязывает в безусловном порядке переходить на кадровый ЭДО. Такое решение каждая организация принимает самостоятельно.

Изменения в трудовом законодательстве в 2022 году

• зарплата, начисленная по ставкам и тарифам, по сдельным расценкам и т.п.;
• зарплата в натуральной форме;
• разница в должностных окладах сотрудников, которые перешли на нижеоплачиваемую работу с сохранением размера должностного оклада по предыдущему месту работы;
• надбавки и доплаты;
• премии и вознаграждения.

• законом установлены гарантии по оплате труда удаленного сотрудника. Иными словами, работодатель не вправе снизить зарплату из-за того, что сотрудник переведен на удаленную работу;
• работодатель обязан обеспечить работника необходимыми средствами и инструментами при временном переводе на дистанционку. Если работник использует свои средства труда, то должен получать за это компенсацию.

В документе указываются такие виды деятельности как выращивание овощей, лесоводство и лесозаготовки, обработка древесины и производство деревянных изделий, строительство, оптовые продажи пиломатериалов, розничная торговля в нестационарных торговых точках и т.д.

Бумажная трудовая продолжает вестись только по тем сотрудникам, которые в заявлении о выборе способа ведения указали, что именно в бумажном виде. Такое заявление сотрудники должны были подать работодателю до конца 2022 года. Для них трудовые книжки продолжают вестись в двух форматах — и бумажном, и электронном.

Если работодатель не сдает СЗВ-ТД в установленные сроки, применяется ответственность в виде предупреждения или штрафа 300-500 руб. Но она применяется только в случаях, когда несоответствия обнаружат ПФР или Роструд. Когда работодатель сам обнаруживает ошибку и подает скорректированный СЗВ-ТД, штраф не назначается.

Кадровое делопроизводство: список обязательных и необязательных журналов кадровика

Например, нужно защитить вложения от изъятия. Все листы нумеруют ручкой (не карандашом – это важно), сам журнал прошивают и опечатывают, заверяют подписью руководителя компании либо лица, ответственного за хранение данных. Только в таком случае регистрационная книга может исполнять роль доказательства.

Электронный журнал не всегда пригоден для применения. Подвисания, вирусы, частые обновления – факторов масса. Недостатки обычно проявляются в самое неудачное время, так что на 100% доверять компьютерным технологиям пока что точно не стоит. Бумажная версия будет и подстраховкой, и настоящим спасением. В связи с этим напрашиваются выводы о том, что журнал лучше вести в стандартном формате в принципе и не рисковать.

Заполнение журнала регистрации трудовых договоров, трудовых книжек, пр. нужно вести постоянно. Любые недочеты в будущем будут обнаружены и могут стать причиной проблем. К примеру, когда после закрытия журнала в конце года на бланке останутся пустые строчки, их перечеркивают. В конце листа от руки указывают число заполненных в общей сложности в книге страниц (это обязательно).

Наличие обязательных кадровых журналов регламентируют законодательные акты, распоряжения руководства организации. В компаниях может находиться приличное число бланков регистрации, отчетности. Они заполняются с учетом текущей специфики, особенностей работы организации.

Каждый журнал составляется в своей отдельной папке и нумеруется. Обязательно наличие информационных блоков с личными данными сотрудников. Корректность сведений проверяет ответственное лицо, оно же следит за отсутствием ошибок в бумагах. Сотрудник для ведения книг выбирается один.

Как вести журнал регистрации приказов по личному составу

• 50 лет — все о приме, перемещениях, переводах и совмещениях, увольнении, аттестации, всех видах оплаты, отпусках (декретных и в связи с вредными условиями), повышении квалификации, длительных командировках и пр.;
• 5 лет — все о ежегодных и учебных отпусках, дисциплинарных взысканиях, краткосрочных командировках и пр.

• используется сплошная нумерация — на страницах проставляется порядковый номер регистрации и индекс, начиная с первого после титульного листа;
• регистр сшивается и пломбируется — на последней странице располагается надпись, заверяющая количество листов в книге, заверенная руководителем (начальника кадровой службы) и печатью;
• закрытие журнала отмечается на последнем листе — фиксируется дата окончания записей и передачи в архив, основание (дата и номер документа).

1. Порядковый номер распоряжения.
2. Дата.
3. Номер.
4. Вид.
5. Ф.И.О. работника.
6. Основание издания.
7. Должность и Ф.И.О. обработавшего документ работника службы персонала.
8. Подпись ответственного.
9. Примечания.

• не допускайте ошибок, помарок;
• избегайте сокращений, если они неоднозначно трактуют запись;
• имя-отчество вписывайте полностью, чтобы при чтении записи не было сомнений, какого сотрудника касается приказ;
• номера записей проставляйте сплошной нумерацией по всей книге;
• номера распоряжений отражайте по принятому в организации шаблону (чаще всего это индекс и цифровой номер);
• рекомендуемый формат даты стандартный — «дд.мм.гггг»;
• в графе «вид» указывайте управленческое действие: прием, увольнение, перевод, поощрение, взыскание, отпуск по уходу за ребенком, изменение фамилии и прочее;
• укажите основание — документ, ставший причиной для издания распоряжения (трудовой договор (ТД), заявление сотрудника, допсоглашение к договору и т. д.).