Образец сопроводительное письмо к счету на оплату

Как дела? С вами снова я Маша Б., рассказываю и показываю свой опыт и знания в юридической сфере, мой опыт больше 16 лет, поэтому смогу быстро Вам помочь и сейчас рассмотрим — Образец сопроводительное письмо к счету на оплату. Конечно, по какой-то причине в Вашем городе может не быть профессионалов юристов, нотариусов, адвокатов, тогда можете написать свой вопрос, и по мере обработки смогу ответить всем. А лучше всего будет для Вас спросить в комментариях у постоянных посетителей, которые, возможно,уже раньше успешно решили данный вопрос и скорее всего смогут помочь и Вам.

Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент Вашего прочтения, законы очень быстро обновляются, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в социальных сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.

  • к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
  • к декларациям в ФНС, ФСС;
  • к договору на подпись контрагентам;
  • к коммерческому предложению;
  • к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.

Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.

Структура документа

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

  • В случае если какой-либо из направленных документов будет утерян, опять же данное письмо будет служить доказательством того, что бумаги изначально были направлены в полном пакете. Для этого на письме ставится реквизит «Отметка о наличии приложения», где последовательно перечисляются все прилагаемые документ.
  • Позволяет отправителю контролировать срок исполнения, и при необходимости, сославшись на дату отправки, затребовать ответ (если он необходим в конкретном случае).

    Для чего нужно делать?

    Существует весьма большое множество различных документов, отправка которых требует составления сопроводительного письма. В большей степени данная необходимость возникает в сфере деловых отношений (например, в ходе контакта между организацией и государством, между партнерами по бизнесу, между поставщиком и покупателем и т.д.). Кроме того, в последнее время наметилась тенденция составления сопроводительного письма к резюме.

    Содержание бумаги

    По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2021, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.

    • реквизиты отправителя. Если послание исполнено на бланке, вписывать их повторно не нужно, но если использован чистый лист, данные необходимо внести;
    • данные адресата;
    • реквизиты послания: дата и исходящий номер;
    • обращение и вводная часть;
    • опись передаваемых бумаг;
    • заключительная часть;
    • должность и Ф.И.О. подписанта и сама подпись;
    • информация об исполнителе.
    • соблюдается деловой этикет, по которому оформление такого послания является хорошим тоном;
    • описываются передаваемые бумаги;
    • в тексте, помимо перечня бумаг, излагается просьба или руководство к действию для адресата либо указываются необходимые комментарии и устанавливаются сроки;
    • страховка на случай споров по факту передачи или получения тех или иных бумаг.

    Цели и задачи сопровода

    • при ответе на запрос коммерческого предложения;
    • при пересылке бумаг в рамках исполнения контракта, в том числе актов сверки, документов о поставке, технической документации;
    • при передаче закрывающих исполнение соглашения бумаг.

    Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должно давать оценку

    Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам. Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение. Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

    Рекомендуем ознакомиться:  Выплаты По Инвалидности 2 Группы В 2021

    Как писать сопроводительное письмо к документам

    Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель. Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

    Способы доставки сопроводительного письма вместе с документами особо ничем не отличаются от общепринятых путей взаимодействия между различными организациями и инстанциями. Перечислим наиболее распространенные варианты:

    Существует весьма большое множество различных документов, отправка которых требует составления сопроводительного письма. В большей степени данная необходимость возникает в сфере деловых отношений (например, в ходе контакта между организацией и государством, между партнерами по бизнесу, между поставщиком и покупателем и т.д.). Кроме того, в последнее время наметилась тенденция составления сопроводительного письма к резюме.

    Когда требуется для отправки пакета составлять прилагающийся текст?

    Для того чтобы более наглядно увидеть порядок составления и показать,как оформить такого рода бумаги, представим пошаговый алгоритм и пример написания сопроводительного письма с использованием примеров:

    Единых требований к форме сопроводительного письма не создано. При желании можно изучить ГОСТ Р 6.30-2021, чтобы ознакомиться с правилами оформления официально-деловой документации. При этом ГОСТ в данном случае имеет рекомендательный характер. Как правило, организации создают свою форму сопроводительного письма.

    3.1 Пример пустого бланка

    1. Не должно быть никаких эмоционально окрашенных обращений к получателю: дорогой Иван Иванович, любимый клиент, и т.д.
    2. Откажитесь от проявления эмоций в отношении обсуждаемого вопроса, например, факты не могут быть возмутительными, ситуация отвратительной, утверждения безапелляционными, а действия вопиющими.
    3. Не унижайтесь, не демонстрируйте слабость или зависимость: нижайше просим, очень просим ответить, просим не забыть ответить и т.д.

    8. Заключение

    Все приложения, их оригиналы, как правило, хранятся в соответствии с номенклатурой дел, например, договоры – отдельная папка, счета-фактуры – другая. И в этом случае сопроводительные письмо могут не сохраняться.

    Хотя законодательство не устанавливает никаких требований по оформлению сопроводительного письма, существуют правила деловой переписки и делопроизводства. Они и рекомендуют обязательно готовить такую бумагу. На первый взгляд кажется, что это простая формальность, не более, чем дань вежливости. Но на практике уберечь поставщика от многих проблем помогает именно сопроводительное письмо, пример таких случаев:

    Зачем писать

    Составляет сопровод, как правило, тот сотрудник, который отправляет документацию. Для заверения достаточно подписи, но если организация использует печать, можно поставить и ее. Напомним, что теперь круглая печать не является обязательной (82-ФЗ от 06.04.2021).

    Когда писать

    Главная цель как раз в том, чтобы зафиксировать все важные моменты: дату передачи, что именно и с какой целью направляется, в какие сроки ожидается ответ, например, возврат подписанной копии, опись передаваемой документации. Впоследствии, если возникнут необоснованные обвинения, восстановить истину будет легко.

    • прошу подтвердить получение;
    • прошу подписать и возвратить в срок;
    • прошу согласовать и возвратить с комментариями или направить протокол разногласий;
    • прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
    • прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации;
    • прошу информировать установленным порядком.

    Содержание

    Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

    Сопроводительное письмо к счету на оплату образец

    В Постановлении Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.09.2021 N 17АП-6546/2021-ГК также указывается, что в случае исполнения обязательства за должника третьим лицом в платежном поручении должно быть указано, что оплата производится по просьбе должника и за него.

    Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено. Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату. Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.

    Как написать сопроводительное письмо для передачи документов

    Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должно давать оценку

    Как писать сопроводительное письмо к документам

    При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

    • адресат (кому направляется, Ф.И.О. руководителя и наименование предприятия). Здесь важно не допустить ошибок, так как это повлияет на отношение к документу и адресату. Есть вероятность, что документ не станут читать и отправят в корзину, если только адресат не заинтересован персонально в его получении;
    • обращение — это обращение к первому лицу по имени и отчеству, дополненное прилагательным «уважаемый». Если обращение «уважаемый» стоит перед текстом, то подписывать его «с уважением» не принято — либо до, либо после;
    • тело — здесь излагается суть обращения. Принцип написания — не более 30 секунд на прочтение, чтобы руководитель вник в смысл написанного и принял решение. Например, сопроводительное письмо на передачу документов может быть таким: «Направляю для рассмотрения и принятия решения по проекту договора (указывается суть), текст которого согласован (указать, где, когда и кем)». Этих сведений достаточно, чтобы руководитель вспомнил, о чем идет речь;
    • подпись — подписывает уточняющий текст руководитель: не принято, чтобы начальник подразделения обращался напрямую к первому лицу другой организации, минуя руководство;
    • данные исполнителя — нужны для связи исполнителей между собой для решения технических вопросов либо для предъявления претензий конкретным работникам в случае ошибок.
    Рекомендуем ознакомиться:  Внесение Изменений В Кадровые Документы При Смене Фамилии

    Правила написания и оформления

    Кроме указанных реквизитов, в уточняющий текст добавляют исходящий номер и дату, список приложений с указанием количества листов. Для контрагента актуально сопроводительное письмо к проектной документации с указанием приложений. Он содержит сведения о вносимых изменениях, дате составления и вступления дополнительного соглашения в силу, подтверждение неизменности прочих договорных условий.

    Кто подписывает

    Высылаем в ваш адрес подписанный и скрепленный печатью договор на изготовление наружной рекламы № 1 от от 17.07.2021. Просим его подписать, закрепить печатью и один экземпляр направить нам в течение семи дней.

    • В шапке документа указывается ФИО, должность кадрового представителя или директора компании, название компании.
    • Затем следует обращение: «Добрый день!», или «Здравствуйте!».
    • Далее должно быть написано, какую должность хотелось бы занять соискателю, как стало известно о ней. Также можно коснуться положительных сторон компании.
    • Затем следует упомянуть о том, почему была выбрана эта фирма, описать свои качества в профессии и другие полезные знания.
    • Потом следует выразить признательность за оказанное внимание на письмо.
    • В заключение выражают свое уважение, указывают ФИО, способ связи.
    1. Дата отправления, что в случае необходимости докажет, что документы были отправлены в срок;
    2. список направляемых документов, что позволит проследить их наличие у получателя;
    3. получатель обязан зарегистрировать его у себя, что позволяет контролировать сроки исполнения.

    Как правильно оформить сопроводительное письмо, образец составления

    Подробные сведения о моих профессиональных достижениях прилагаются в резюме. Буду рада встретиться и в личном общении рассказать детально об опыте работы. Связаться со мной можно _______ (указываются контакты).

    4.2. Обязанности Покупателя:
    4.2.1. Осуществить своевременную выборку/приемку Товара, согласно уведомления (о дате и времени отгрузки/принятия Товара), и выставленного счета.
    4.2.2. Предоставить транспорт для погрузки Товара в случае самовывоза со склада Поставщика не ранее 9 часов 00 минут и не позднее 17 часов 30 минут по Московскому времени.
    4.2.3. Покупатель обязуется выписывать доверенность материально-ответственному лицу с указанием всех реквизитов, установленных пунктом 2.7. Договора.
    4.2.4. Покупатель обязуется оплатить Товар в течение срока, установленного пунктом 5.2. настоящего Договора. В случае несоблюдения сроков оплаты, Покупатель обязуется сделать повторную Заявку на отгрузку Товара.
    4.2.5. Принять Товар, поставить печать и подпись на всех сопроводительных документах, где это необходимо. Осуществить приемку и проверить Товар на наличие возможности любых видимых дефектов: по количеству, качеству, внешнему виду и упаковке.
    4.2.6. Обеспечить четкое и правильное оформление и заверение документов, а также своевременное отправление их Поставщику посредством электронной почты и/или почтового отправления (заказным письмом). При доставке Товара силами транспортной компании, уполномоченной Покупателем, подписать товарную накладную, переданной Транспортной компанией, и отправить ее копию Поставщику на электронную почту.
    4.2.7. При подписании договора, предоставить Поставщику надлежаще заверенные копии учредительных документов.
    4.2.8. Соблюдать правила хранения Товара, указанные на упаковке (влажность, температурный режим и пр.). В случае нарушения условий хранения Покупатель теряет право на предоставление рекламаций по качеству Товара.
    4.2.9. В случае получения Покупателем Товара от представителя транспортной компании, Покупатель обязуется подписать все товаро-транспортные сопроводительные документы и в течение 5 календарных дней отправить Поставщику его экземпляры ТН-2021, товарной накладной ТОРГ-12, а также иные документы (дополнительные соглашения, протоколы согласования цен и прочую документацию), которые были отправлены Покупателю через представителя транспортной компании.

    4.1. Обязанности Поставщика:
    4.1.1. Поставщик обязуется в течение 1 рабочих суток, с даты получения Заявки от Покупателя, выставить счет для оплаты Товара и известить Покупателя в случае отсутствия позиций, заказанных Покупателем.
    4.1.2.Поставить/отгрузить Товар соответствующий нормативно-технической документации, с приложением счета, счет-фактуры, товарной накладной ТОРГ-12, ТН-2021, сертификатов сосоответствия и иной документации, предусмотренной действующим законодательством РФ.
    4.1.3. Поставить Товар в упаковке, обеспечивающей сохранность Товара во время транспортировки и хранения, при условии бережного обращения с ним.
    4.1.4. Сообщить Покупателю о дате и времени отгрузки или доставки Товара на склад Покупателя в сроки установленные пунктом 2.4. Договора посредством отправления уведомления на электронный адрес Покупателя … с электронного адреса Поставщика …, посредством факсимильной связи, или иным образом, позволяющим достоверно установить отправителя и получателя уведомления.
    4.1.5. Поставщик не позднее 10 числа каждого месяца, следующего за окончанием квартала, отправляет Покупателю акт сверки взаиморасчетов в 2-х экземплярах. Покупатель обязуется рассмотреть его в течение 5 дней и в случае отсутствия разногласий подписать его и отправить в адрес Поставщика, посредством почтового отправления (заказным письмом). В случае наличия разногласий, Покупатель составляет претензию и свой вариант акта взаиморасчетов и в течение 7 календарных дней направляет в адрес Поставщика, как на электронную почту, так и заказным письмом. Несоблюдение сроков, установленных в данном пункте договора, означает согласие Покупателя с актом взаиморасчетов в редакции Поставщика.

    Рекомендуем ознакомиться:  Пересчет кадастровой стоимости земли в 2021 году

    Выбор города

    1.1. Поставщик обязуется передавать в собственность, а Покупатель принимать и оплачивать товары — детские игрушки (далее – «Товар») в количестве, ассортименте и по ценам, указываемым в счетах, Заявках Покупателя и товарных накладных, являющихся неотъемлемой частью настоящего договора.
    1.2. Ассортимент, количество и цена поставляемого Товара, определяется на основании выставленного счета, которые формируются Поставщиком на основании Заявки Покупателя. Оплата Товара Покупателем означает его согласие на поставку Товара. После получения денежных средств за партию Товара, Покупатель теряет право на предъявление претензий в отношении ассортимента, и цены за поставленный Товар.
    1.3. Весь Товар, указанный в п.1.1. договора, передается Покупателю для использования в предпринимательских целях.

    В итоге правом изменения назначения платежа обладает только одна сторона — плательщик (собственник денежных средств). Такое изменение должно быть составлено в письменной форме и удостоверено лицами, подписавшими платежный документ (ст. 209 ГК РФ, п. 7 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2021 № 402-ФЗ).

    • как его оформить — напечатать на компьютере или написать от руки;
    • как заверить — достаточно подписи руководителя или нужна печать;
    • каким способом доставить контрагенту — письмо об изменении назначения платежа можно передать с курьером, отправить почтой заказным письмом с уведомлением, переслать электронным способом и т. д.

    Если уточнение назначения платежа в определенной компании или ИП происходит регулярно в силу организационных, логистических или технологических обстоятельств, можно единожды разработать шаблон такого документа и заполнять письмо с уточнением платежа по образцу.

    В чем можно ошибиться при заполнении назначения платежа

    Компания 1 перечислила компании 2 платеж в сумме 661 474 руб. 22 коп., обозначив назначение платежа как «Оплата счета за материалы», хотя между контрагентами не было заключено никаких договоров на поставку материалов или иного товара.

    Направляем Вам коммерческое предложение о комплексном техническом обслуживании офисного здания по адресу ул. Жуковского, д. 4 и прилегающей территории с полным расчетом стоимости по месяцам. В расчете учтена персональная скидка 25%, которая указывалась нами ранее в рекламном предложении. Готовы обсудить условия договора и ответить на все вопросы.

    • адресат (кому направляется, Ф.И.О. руководителя и наименование предприятия). Здесь важно не допустить ошибок, так как это повлияет на отношение к документу и адресату. Есть вероятность, что документ не станут читать и отправят в корзину, если только адресат не заинтересован персонально в его получении;
    • обращение — это обращение к первому лицу по имени и отчеству, дополненное прилагательным «уважаемый». Если обращение «уважаемый» стоит перед текстом, то подписывать его «с уважением» не принято — либо до, либо после;
    • тело — здесь излагается суть обращения. Принцип написания — не более 30 секунд на прочтение, чтобы руководитель вник в смысл написанного и принял решение. Например, сопроводительное письмо на передачу документов может быть таким: «Направляю для рассмотрения и принятия решения по проекту договора (указывается суть), текст которого согласован (указать, где, когда и кем)». Этих сведений достаточно, чтобы руководитель вспомнил, о чем идет речь;
    • подпись — подписывает уточняющий текст руководитель: не принято, чтобы начальник подразделения обращался напрямую к первому лицу другой организации, минуя руководство;
    • данные исполнителя — нужны для связи исполнителей между собой для решения технических вопросов либо для предъявления претензий конкретным работникам в случае ошибок.

    Правила написания и оформления

    Сопроводительное письмо к документам — это пояснительная записка, описывающая содержание направляемых на рассмотрение или подписание бумаг. Бланк письма на законодательном уровне не установлен, текст допускается составлять в свободной форме, учитывая нюансы и правила оформления исходящей документации.

  • Ссылка на основную публикацию