Новые Правила Заверения Копий Документов 2022
Содержание
- 1 Новые Правила Заверения Копий Документов 2022
- 2 Заверение копий документов в образец
- 3 Как заверять копии трудовой книжки
- 4 Как заверить копию трудовой книжки по новым правилам с 1 июля 2022 года и как это было раньше
- 5 Новые правила заверения трудовой книжки в 2022 году
- 6 Новый порядок заверки копий документов с июля 2022 года
Для внешних пользователей: на копиях для других организаций, например банка или паспортно-визового центра, нужно указать место, где хранится оригинал, с которого изготовили копию, номер и год дела. Отметку подтвердите подписью, печатью или штампом организации.
Рекомендуем использовать новый ГОСТ, когда будете заверять копии документов, в том числе для работников. Например, копию трудовой книжки, копии приказов о приеме на работу или увольнении. Иначе есть риск, что бумаги могут не принять, а за неправильно заверенный документ трудовая инспекция вправе оштрафовать.
Заверение копий документов в образец
Отдавать трудовую на руки сотруднику не следует, так как на весь этот период ответственность за сохранность бланка возлагается на руководство компании. Все выше перечисленные правила также существовали и до вступления ГОСТ Р 7.0.97-2022. Новый определяющий акт установил обязанность работодателя при заверении трудовой обязательно делать еще одну запись на последнем листе.
Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № .
Как заверять копии трудовой книжки
Многие банки требуют, чтобы образец заверения трудовой книжки с 1 июля 2022 года также содержал запись о том, что ее владелец «работает по настоящее время». В новом ГОСТе нет указания на необходимость внесения в документ такой фразы. Но для банков она является дополнительным подтверждением того, что у потенциального заемщика есть постоянный источник дохода, и он сможет вернуть кредит. Поэтому если для кредитной организации важно присутствие этой фразы, ее нужно внести.
В случае если гражданин является безработным, оформить копию ТК ему может нотариус. Для этого нужно обратиться в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Нотариус копирует необходимые страницы, а затем проставляет на них печати и свои подписи. Также на каждой странице им вносится соответствующая запись.
Как заверить копию трудовой книжки по новым правилам с 1 июля 2022 года и как это было раньше
Важно! Копия трудовой должна быть выдана сотруднику не позднее трех дней с момента поступления просьбы от него. Отдавать трудовую на руки сотруднику не следует, так как на весь этот период ответственность за сохранность бланка возлагается на руководство компании.
- Штамп «Копия» проставлен не на всех листах, а только на отдельных (например, первом и последнем);
- На всех листах, кроме содержащего последнюю запись, не проставлена заверяющая надпись с оттиском печати;
- На последнем листе копии не проставляется надпись «Работает по настоящее время»;
- При заверении проставляется только подпись, без указания должности и личных данных ответственного работника;
- Сотрудник, который производит заверение копии не обладает для этого необходимыми полномочиями (не имеет права подписи);
- С 1 июля 2022 года будет ошибкой отсутствие ссылки на место хранения оригинала документа;
- Оттиск печати на всех листах проставлен на «белой» части листа. Необходимо, чтобы он захватывал часть копии.
Новые правила заверения трудовой книжки в 2022 году
Но в конце 2022 года появился новый ГОСТ Р 7.0.97-2022 со сроком введения с действие с июля 2022 года («Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», приказ Росстандарта от 08.12.2022 № 2022-ст.). Правда, незадолго до плановой даты вступления в силу этого документа Росстандарт выпустил приказ от 25.05.2022 № 435-ст, которым введение нового ГОСТа отодвинули на год. Актуальная дата введения нового стандарта – 1 июля 2022 года.
Обратите внимание, что существует судебная практика, указывающая на возможность не подтверждать стаж уволенных сотрудников копиями их трудовых книжек при подаче документов в ФСС на возмещение пособий (например, Определение ВС РФ от 08.11.2022 № 302-КГ17-16190). Тем не менее, для того, чтобы не пришлось доказывать свою правоту в суде, лучше подстраховаться и оставлять копии трудовых книжек увольняющегося персонала.
Новый порядок заверки копий документов с июля 2022 года
Росстандарт определил новые правила заверки копий документов, в том числе копий трудовых книжек. Данные правила вступили в силу с 1.07.2022 года вместе с Приказом Росстандарта от 8 декабря 2022 года №2022-ст «ГОСТ Р 7.0.97-2022 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация».
В связи с введением нового государственного стандарта раннее действующий ГОСТ Р 6.30-2022 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утверждённый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2022 № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации признается устаревшим и не действующим.