Образец выписки из штатного расписания образец

Как дела? С вами снова я Маша Б., рассказываю и показываю свой опыт и знания в юридической сфере, мой опыт больше 16 лет, поэтому смогу быстро Вам помочь и сейчас рассмотрим — Образец выписки из штатного расписания образец. Конечно, по какой-то причине в Вашем городе может не быть профессионалов юристов, нотариусов, адвокатов, тогда можете написать свой вопрос, и по мере обработки смогу ответить всем. А лучше всего будет для Вас спросить в комментариях у постоянных посетителей, которые, возможно,уже раньше успешно решили данный вопрос и скорее всего смогут помочь и Вам.

Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент Вашего прочтения, законы очень быстро обновляются, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в социальных сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.

Вопрос о выдаче выписок и копий интересует кадровиков, ведь все компании обязаны предоставлять документы, связанные с работой сотрудников (ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2021 № 225). Поэтому для кадрового специалиста важно скачать образец выписки из штатного расписания.

Как должна быть оформлена выписка из штатного расписания? Все знают, что штатное расписание – это документ, в котором содержится информация о трудовых ресурсах организации. Одновременно с этим действующее трудовое законодательство обязывает работодателя выдавать персоналу копии или выписки из документов, содержащих информацию о работнике. Расскажем в материале, как должна выглядеть выписка из штатного расписания. Образец документа, подготовленный нашими специалистами, послужит наглядным примером.

Обязанность установлена законом

Напомним, что по общему правилу выдача заверенных документов, связанных с работой, должна производиться в 3-дневный срок, начиная со дня получения от сотрудника соответствующего заявления. Понятно, что не возбраняется удовлетворить просьбу работника в более короткий срок. Закон устанавливает максимальную продолжительность подготовки документа.

После этого на узелок приклеивается бумажный прямоугольник и на нем указывается, сколько листов содержит выписка, делается надпись о том, что «копия верна», ставится дата и подпись ответственного сотрудника.

Обычно выписка составляется в отделе кадров, поскольку именно в этом структурном подразделении хранится штатное расписание. Ее может сделать руководитель кадрового отдела или кто-либо из специалистов, уполномоченных распоряжением руководителя предприятия на выдачу выписок (в том числе секретарь или юрист организации).

Формат выписки

Любые документы, исходящие из отдела кадров и заверяемые сотрудниками предприятия, подлежат обязательному учету и выписка здесь не является исключением. Сведения о документе следует обязательно внести в специальный учетный журнал, обозначив его номер и дату выдачи. Также нужно сделать отметку о предоставлении выписки в личном деле работника, который сделал запрос на ее получение.

Рассмотрим образец составления выписки из штатного расписания, в котором отсутствуют оклады, установленные для персонала предприятия. В таком документе должны присутствовать следующие обязательные атрибуты:

Следует учитывать, что в оформляемой выписке должна фигурировать запрошенная информация. Так, для СРО или участия в тендерах необходимо точно отобразить названия должностей тех специалистов, которые будут задействованы в выполнении заявленных работ, а также количество специалистов той или иной профессии. В некоторых случаях указывать совместителей нет необходимости.

Рекомендуем ознакомиться:  Налоговый Вычет Чернобыльцам В 2021 Году

Скачать пример выписки из штатного расписания без окладов

Указанным специалистам стоит помнить, что предоставление недостоверной информации, производимое заведомо, грозит уполномоченному лицу штрафом до 10 000 руб. (ст. 5.39 Кодекса Российской Федерации об административных нарушениях).

Документ может направляться в структурные подразделения главным учреждением. Как правило, основная организация совершает действия, направленные на формирование и утверждение расписания. После этого процесса, выписки из акта направляются по подразделениям.

Нюансы

Как правило, рассматриваемые полномочия возлагаются на сотрудников отдела кадров. Сведения относительно предоставления актов по требованию работников или третьих лиц, подлежат обязательному внесению в специальный журнал, отражающий учетные сведения.

Кто утверждает?

Готовый документ должен в себе содержать информацию, касающуюся определенного работника, его должности и выплаты, которые причитаются. Сведения о других работниках не подлежат включению в рассматриваемый акт.

ПРИМЕР. Согласно действующему в организации положению об оплате труда, лица, занятым на должности секретаря положена мотивирующая ежемесячная премия в размере 10% от оклада (для полной тарифной ставки). А для трудящихся в должности специалиста по кадрам предусмотрена фиксированная ежемесячная надбавка в 3000 руб. Кроме того, распоряжением руководства для заявителя отдельным распоряжением утверждена личная премия за высокую производительность при работе над кадровым обеспечением в количестве 2021 руб. Эти данные также без указания валюты и в расчете на 1,0 ставки вносятся в таблицу для каждой должности.

  1. для сотрудника:
    • с целью предоставления информации в судебные инстанции для проведения разбирательств в случае незаконного сокращения или увольнения, а также решения иных трудовых разногласий.
  2. Для руководства:
    • с целью принятия участия в торгах;
    • для получения членства в саморегулируемой организации.

Законы, регулирующие предоставление этого документа

Необходимость в ней может возникнуть как у работника, так и работодателя, поскольку само штатное расписание не может быть выдано кому-либо на руки для представления по месту требования для защиты своих интересов.

Относится к таким документам и штатное расписание — специальный документ внутреннего типа, в котором собрана вся информация по количеству рабочих мест и размерах установленной оплаты труда. По понятным причинам информация такого рода не передаётся для ознакомления третьим лицам, так как представляет собой коммерческую тайну.

Функции и содержание документа

При оформлении выписок не копируется основная часть или шапка расписания, в которой содержится информация для внутреннего пользования — дата составления, срок действия, регистрационный номер. Также не копируется заключительный раздел с подписями ответственных за составление сотрудников и реквизитами юридического лица.

Форма, образец, нюансы оформления

  1. Обязательно вносятся реквизиты оригинала — дата его составления и регистрационный номер.
  2. На документе ставит подпись то должностное лицо, которое подписывало оригинал.
  3. Если это был не руководитель предприятия, он не подписывает и выписки.
  4. Готовый документ в обязательном порядке заверяется уполномоченным лицом. Этот сотрудник вносит запись, что «копия верна», ставит свою подпись и мокрую печать юридического лица.

Такая форма не имеет многих граф, которые хотели бы видеть предприятия. Но форма Т-3 имеет всего лишь рекомендательный характер. Поэтому если надо внести изменения, вносите. К примеру, если используется «вилка» окладов, то ее можно внести, что также отображается в выписке.

Также многие рекомендуют писать между должностью и Ф.И.О. слово подпись, хотя такая рекомендация не закреплена ни в одном нормативном документе, и по сути, можно считать ее лишней, т.к. любой документ регистрируется только после его подписания.

Образец заполнения

Организация обычно регламентирует правила составления выписки своими локальными актами. Зачастую выписку составляют на бланке предприятия. Если вводная часть в документе отсутствует, то пишут нужный фрагмент, к примеру, ПРИКАЗЫВАЮ и т.д.

Любой трудящийся организации может попросить выписку путем оповещения в письменном виде (статья 62 ТК РФ). При оформлении выписки для сотрудника из штатного расписания, образец которой мы рассмотрим ниже, необходимо указать только информацию, которая имеет отношение к трудовой деятельности конкретного работника.

Для чего нужна?

Данный документ необходимо подписать руководителю отдела кадров, либо иному специалисту, имеющему соответствующие полномочия. Выписку нужно предоставить сотруднику под роспись. В конце документ необходимо заверить главному бухгалтеру или начальнику предприятия.

Как правильно сделать выписку?

Выписка заполняется на основании имеющегося штатного расписания на предприятии, которое составлено по утвержденной форме Т-3. После затребования документа каким-либо органом документ должен быть исполнен в течение пяти дней, если нет указания о срочности.

Обычно на предприятиях или в организациях, учреждениях имеется соответствующий локальный документ, в котором зафиксированы все основные правила выдачи выписок. Зачастую для выписок утверждается отдельный бланк, которым и следует пользоваться при заполнении документа.

Однако в отдельных случаях работникам необходимо предъявить информацию по штатам. В подобных случаях работодатель оформляет выписку — отдельный документ, представляющий собой точную копию небольшой части документа, имеющей отношение к конкретному сотруднику. Её и передают третьим лицам, запрашивающим сведения такого рода.

Функции и содержание документа

При этом основной документ (расписание) составляется на унифицированном бланке формы Т-3 (согласно Постановлению Госкомстата под номером 26, изданному в апреле 2021 года). Использование бланка — необязательное условие, однако, он облегчает составление расписания и по этой причине достаточно часто используются юридическими лицами.

Получить выписку из штатного расписания можно на основании письменного запроса с указанием ее назначения. Базисным документом для нее является кадровое расписание. Его предприятие может оформлять на свое усмотрение или использовать или видоизменять общепринятую форму Т-3.

Как сделать выписку из штатного расписания?

  • Необходимости предоставления данных в социальные службы: трудовую инспекцию, Пенсионный фонд, Соцстрах;
  • Для налоговой;
  • При участии в тендерах;
  • Для вступления в Саморегулируемую организацию;
  • Документ необходим лично работнику;
  • Для судового процесса.

Что такое выписка из штатного расписания?

  • Название конкретной структурной части предприятия и ее код;
  • ФИО работника, его должность;
  • Разряд, категорию профессии или квалификацию;
  • Размер ставки (оклада) этого работника;
  • Все положенные виды премий, надбавок, льгот. Указывают или сумму, если она фиксированная, или установленный процент к окладу за запрашиваемый период;
  • Удержания, если таковые были;
  • Итоговая сумма к выплате (зарплата);
  • Последняя строка — это колонка для возможных примечаний.

Содержание выписки начинается с указание на количество единиц штата в компании. Прописывается полное количество. Далее документ представлен таблицей, состоящей из 10 столбцов. Заполнить их необходимо аналогично ШР. Стоит учесть, что вносятся только сведения относительно одного работника.

Образец заполнения

  • название организации, которое должно отображаться в полном и сокращенном виде;
  • номер справки и дата ее составления;
  • период, по который действует оригинал штатного расписания;
  • основную часть. Зачастую она отображается в виде десяти столбцов, которые работодатель на свое усмотрение может увеличить или уменьшить.

Формирование выписки

Чаще всего выписку составляет кадровик, который отвечает за правильное написание структурных подразделений и должностей и соответствие штатных единиц. Его подпись как исполнителя находится внизу документа.

Выписка должна быть заверена несколькими работниками предприятия. В первую очередь директором или лицом, временно исполняющим его функции. Также под документом должны расписаться начальник структурного подразделения и работник отдела кадров.

В каком виде она может быть

Любые документы, исходящие из отдела кадров и заверяемые сотрудниками предприятия, подлежат обязательному учету и выписка здесь не является исключением. Сведения о документе следует обязательно внести в специальный учетный журнал, обозначив его номер и дату выдачи. Также нужно сделать отметку о предоставлении выписки в личном деле работника, который сделал запрос на ее получение.

Если выписка состоит из нескольких листов

  1. В правом верхнем углу следует обозначить наименование организации, которая предоставляет документ (полное и краткое название).
  2. Затем необходимо прописать наименование документа, дату его составления. Также нужно проставить номер Приказа, которым на предприятии утверждалось штатное расписание.
  3. Следом требуется обозначить срок, в течение которого выписка будет действительна. В данном случае конечную дату будет лучше не писать, а лишь отметить дату, с которой документ вступает в силу.

Графы с пятой по седьмую определяют сумму возможных надбавок, которые суммируются с окладом в итоге. Все суммы указываются в рублях, но в случае бестарифной оплаты или смешанной возможно прописывать их в виде процентов или коэффициентов. Следует знать, что по закону руководитель не имеет права ставить разные оклады лицам, занимающим одинаковые должности, но надбавки у них будут различны, поскольку опыт, ответственность и квалификация могут отличаться. Каждая надбавка должна быть документально подтверждена.

Каждый сотрудник имеет право взять выписку из него, чтобы проверить данные о себе или предоставить информацию в разные инстанции. Как оформить выписку из штатного расписания, кто ее выдает и какие сведения в ней содержатся.

Законодательная база

Как сделать выписку из штатного расписания и соблюсти все правила. Для начала следует правильно составить сам регламент работников, ведь по своей форме выдержка должна в точности соответствовать оригиналу.

Вопрос о выдаче выписок и копий интересует кадровиков, ведь все компании обязаны предоставлять документы, связанные с работой сотрудников (ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2021 № 225). Поэтому для кадрового специалиста важно скачать образец выписки из штатного расписания.

Указанным специалистам стоит помнить, что предоставление недостоверной информации, производимое заведомо, грозит уполномоченному лицу штрафом до 10 000 руб. (ст. 5.39 Кодекса Российской Федерации об административных нарушениях).

Для чего нужна выписка из штатного расписания

Когда предприятием установлено, то далее производится визирование. После этого выписка фиксируется в качестве исходящего документа. Фиксация производится сотрудниками кадровой службы или бухгалтером. Ей присваивается номер, указывается дата и время визирования. Аналогичная отметка должна найти отражение в специальном журнале.

Документ будет действителен, пока новое штатное расписание не вступит в силу, обычно не более года. Оригиналы штатных расписаний, разработанных на предприятии, хранятся постоянно, тогда, как выписки из них архивная служба обычно относит к переписке, поэтому срок их хранения составляет 5 лет.

Штатное расписание оформляют по унифицированной форме или на бланках, которые разработаны в организации. В такой документ входят сведения о штатных единицах, точные данные о распределении их по структурным подразделениям организации, информация о зарплате сотрудников и так далее. При проведении проверок надзорные ведомства могут потребовать представить оригинал штатки. Информацию из штатного расписания работодатель обязан предоставить сотруднику на основании полученного от него письменного заявления или по запросу суда.

Как сделать и ее образец заполнения

Этот сотрудник также подписывает выписку, как ее составитель. Своей подписью он подтверждает полноту и достоверность сведений в ней. Дополнительно свою подпись на документе может поставить и непосредственный руководитель исполнителя документа.

Ссылка на основную публикацию