Делопроизводство С Нуля Пошаговые Инструкции 2022 Госслужащим

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2022

Если увидите, что объем приказов будет небольшой, можно делать сквозную нумерацию с добавлением литеры «К» (ежегодно начиная с № 01-К), чтобы отделить их от приказов по основной деятельности. Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы.

Эта непростая работа осуществляется на основании Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2022 № 1, который содержит библиотеку образцов всех документов — можно брать и пользоваться. Кстати, с 2022 года никто не имеет права потребовать документы только в том виде, в котором они представлены в постановлении: но зачем тратить время на изобретение велосипеда?

Пошаговые инструкции делопроизводства с нуля

После полного понимания теоретической части можно смело приступать к изучению и последующему выполнению пошаговой инструкции. Что же необходимо сделать, чтобы запустить хорошую и долговечную систему внешнего и внутреннего делопроизводства в 2022 году с нуля по пошаговой инструкции для госслужащего или секретаря в собственной организации её директору или управляющему?

На индивидуальных предпринимателей действуют всё те же законодательные нормы, что и на крупные организации, поэтому им, так же, как и компаниям, необходимо внимательно изучать законодательство и все существующие официальные документы, связанные с документооборотом, прежде, чем начинать ведение какого-либо учёта.

Кадровое делопроизводство с нуля

В дальнейшем кадровик должен обеспечить хронологический порядок издаваемых приказов. Контролирующие органы при проверке условий работы и кадровых вопросов обращают пристальное внимание на нумерацию приказов, чтобы не было случаев, когда приказы издавались задним числом.

• Трудовой кодекс — в нём содержатся основные моменты по нормированию рабочего времени (гл. 15–16, 22), продолжительности и периодичности отпусков (гл. 19), начислению зарплаты (гл. 21), расписаны основные права и обязанности работников и работодателей;
• постановление Госкомитета статистики от 04.01.2022 № 1 — здесь представлены все формы первичных документов, необходимых в кадровом учете; их использование сегодня не является обязательным, но всё же желательно, поскольку в них учтены все необходимые графы и реквизиты; по желанию любой пользователь может внести в данные формы изменения, сохранив лишь обязательные реквизиты;
• правительственное постановление от 16.04.2022 № 225, которое поможет в работе с трудовыми книжками; этот документ является основным для работника, поскольку подтверждает его трудовой стаж;
• методичка по ведению воинского учета на предприятиях, утвержденная Генштабом ВС России 11.04.2022, — данные рекомендации помогут кадровым работникам освоиться с обязательным ведением воинского учета работников на предприятиях;
• приказ Росстандарта от 17.10.2022 № 1185-ст, постановление Госстандарта от 03.03.2022 № 65-ст (это постановление действует до 01.07.2022, с 01.07.2022 применяется ГОСТ Р 7.0.97-2022, утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2022 № 2022-ст), приказ Минкультуры от 25.08.2022 № 558 и правительственное постановление от 15.06.2022 № 477 — эти документы помогут узнать, какие существуют стандарты в российском делопроизводстве и архивном деле.

Кадровое делопроизводство с нуля: Пошаговые инструкции для ответственного работника в 2022 году

• полное наименование организации-работодателя, юридический и фактический адреса;
• данные представителя работодателя – ФИО;
• данные работника – ФИО;
• должность, которую он будет занимать;
• срок действия договора;
• вид деятельности – основная работа либо совместительство;
• должностные обязанности (либо перечень, либо ссылка на должностные пошаговые инструкции);
• размер заработной платы (изложить подробно все детали желательно прямо в договоре);
• часы работы;
• результаты СОУТ по данному месту;
• данные работодателя и работника;
• подписи.

1. Подготовка информационной базы – специализированных справочников, программного обеспечения, нормативных актов.
2. Ознакомление с учредительными документами предприятия.
3. Составление перечня бумаг, которые будут в распоряжении кадрового работника.
4. Оформление руководителя.
5. Подготовка локальных нормативов, в том числе штатного расписания и трудового распорядка.
6. Подготовка фирменного образца трудового договора.
7. Разработка других учетных документов, в том числе бланков приказов, книг учета и так далее.
8. Оформление сотрудника, которые будет отвечать за ведение трудовых книжек.
9. Назначение работников на свои места.

Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2022

• учет и контроль рабочего времени, а также времени, отведенного сотрудникам на отпуск;
• персонифицированный учет штатных единиц;
• учет сформированных трудовых договоров, административных распоряжений и приказов;
• грамотное ведение личных дел, личных карточек (ф. Т-2), трудовых книжек, больничных листов, дополнительной документации (справок о трудоустройстве; заверенных дубликатов трудовых книжек) в разрезе соответствующих законодательных норм;
• найм работников с учетом их личных качеств, анализ их трудовой деятельности в соответствии с законодательными нормами;
• сбор и хранение документации, актуальной при выходе подчиненных на пенсию;
• ведение воинского учета.

1. лично администрацией субъекта (для этого ей издается соответствующий приказ, закрепляющий за ней данные обязательства);
2. по мере трудоустройства штатных единиц (актуально для только что созданных небольших компаний) – ответственным лицом (сотрудником кадрового отдела, реже – работником финансового);

Особенности кадрового делопроизводства

На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.

• разработать внутреннюю нормативную базу;
• подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;
• произвести штатную расстановку;
• подготовить трудовые соглашения;
• разработать формы по личному составу;
• оформить карточки Т-2;
• утвердить бланки заявлений для сотрудников;
• подготовить внутренние приказы.

Образец формы Т2

Делопроизводство: пошаговая инструкция 2022

Делопроизводством признается такая деятельность, которая обеспечивает документирование (создание официальных документов) и определяет порядок организации работы с официальными документами. Разумеется, вопрос о том, нужно ли продумывать порядок работы с документами, встает тогда, когда найти какой-то определенный документ вызывает затруднение. С одной стороны надо радоваться, что компания развивается и растет, но с другой на повестку дня выходит новая задача – как правильно и удобно организовать документооборот.

Ряд документов может подпадать под действие иных локальных актов, например, под утвержденный порядок работы с персональными данными или порядок сохранности коммерческой тайны организации. На эти локальные акты желательно сделать ссылки. Кроме того, работа с документами в ряде организаций может также регламентироваться специальным законодательством – например, документооборот в кредитной организации подпадает под действие Федерального закона «О банках и банковской деятельности», где регламентирован порядок обращения с банковской тайной. Эти моменты также стоит учитывать при составлении инструкции.

Кадровое делопроизводство на предприятии

Если же предприятие имеет большое количество работающих, то создается отдел кадров, в котором может быть несколько специалистов. Потребность в кадровых работниках определяется не только исходя из количества работающих (хотя это основной фактор), но и от специфики самого предприятия. Так в организации с вредным и опасным производством у кадровиков работы будет больше.

Третий обязательный документ – это трудовые книжки. В настоящее время согласно законодательству трудовые книжки должен оформлять даже индивидуальный предприниматель, не говоря уже о предприятиях прочих форм собственности. Работодатель должен оформить трудовую книжку в течение трех дней с момента принятия работника.

Необходимые кадровые документы с нуля для ООО

1. Документация, регламентирующая трудовую деятельность предприятия:
   • трудовой договор;
   • приложения к трудовому договору;
   • трудовая книжка;
   • личное дело сотрудника;
   • прочие документы.
2. Документация, носящая распорядительный характер. К ней можно отнести приказы по личному составу и иные распоряжения. О том, как оформить эти документы, можно узнать из статьи «Приказы по личному составу — это какие приказы?»
3. Внутренняя служебная переписка.
4. Различная документация, относящаяся к учету и регистрации, например журнал регистрации приказов по личному составу. О правилах его оформления можно узнать из статьи «Как правильно вести журнал регистрации по личному составу».
5. Документация, содержащая информативно-расчетную информацию, например табель учета рабочего времени.

1. Коллективный договор. Может стать обязательным при наличии волеизъявления о его заключении хотя бы одной из сторон трудовых отношений. Статья «Коллективный договор — обязателен или нет?» /kadry/trudovoj_dogovor/kollektivnyj_dogovor_obyazatelen_ili_net/ поможет разобраться в этом вопросе.
2. Положение о порядке премирования. Оно становится обязательным в том случае, если никакие иные акты, а также трудовой договор не содержат условий о порядке начисления премий и дополнительных выплат.
3. График сменности. Становится обязательным, если организация работает по сменам. Подробнее об этом можно узнать из статьи «Что такое сменный график работы по ТК РФ».(/kadry/rabochee_vremya/chto_znachit_smennyj_grafik_raboty_po_tk_rf/).
4. Положение о хранении коммерческой тайны. Его необходимо применять в том случае, если в трудовом соглашении с работником прописываются условия, а также перечень указаний, которые входят в коммерческую тайну.
5. Документация, относящаяся к иностранным работникам, а также к правилам их приема. При наличии таких работников должны обязательно присутствовать следующие документы:
   • уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином (п. 8 ст. 13 закона «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» от 25.07.2022 № 115-ФЗ);
   • трудовая книжка установленного образца (ч. 1 ст. 66 ТК РФ);
   • документы об образовании;
   • документы, подтверждающие законность нахождения такого лица на территории РФ;
   • документы, свидетельствующие о законности осуществления трудовой деятельности;
   • иные бумаги, необходимые в силу специфики деятельности предприятия.

Кадровое делопроизводство: как эффективно организовать деятельность компании

На следующем этапе осуществляется разработка бланка типового договора, заключаемого при приёме на свободное место нового сотрудника. В документе необходимо учесть все основные требования трудового законодательства, а также положения локальных документов. Обычно разработкой этого документа занимаются юристы работодателя или нанятые специалисты.

Все должности перечисляются в документе, начиная с главной (с директора) и заканчивая штатными единицами, имеющими отношение к вспомогательному персоналу. Для каждой требующейся должности фиксируется необходимое количество единиц штата, их оклад и положенные надбавки.