Образец приказ о хранении документов в организации

Как дела? С вами снова я Маша Б., рассказываю и показываю свой опыт и знания в юридической сфере, мой опыт больше 16 лет, поэтому смогу быстро Вам помочь и сейчас рассмотрим — Образец приказ о хранении документов в организации. Конечно, по какой-то причине в Вашем городе может не быть профессионалов юристов, нотариусов, адвокатов, тогда можете написать свой вопрос, и по мере обработки смогу ответить всем. А лучше всего будет для Вас спросить в комментариях у постоянных посетителей, которые, возможно,уже раньше успешно решили данный вопрос и скорее всего смогут помочь и Вам.

Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент Вашего прочтения, законы очень быстро обновляются, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в социальных сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.

Основными условиями грамотного ведения архива является его недоступность для посторонних лиц (в числе прочего для ее реализации служит установка металлических шкафов и сейфов). Все стеллажи должны быть пронумерованы, документы разложены по отдельным папкам. Если архив очень большой, то в организации должна быть разработана и утверждена его схема.

На кого возложить ответственность

Если перед вами поставлена задача по составлению приказа о назначении ответственного за архив сотрудника, а вы никогда прежде не сталкивались с таким документом, воспользуйтесь приведенными ниже советами. Посмотрите и пример — с его учетом вам без особых сложностей удастся создать собственный бланк.

Особенности формирования приказа, общие моменты

Прежде всего, работник, отвечающий за архив, должен фиксировать все документы, в него поступающие. Они подлежат обязательной подробной описи (название, количество листов и т.п.). Также он должен формировать дела и раскладывать их по папкам в определенном порядке, который устанавливается администрацией компании. Он же осуществляет контроль за периодом хранения бумаг, а если кому-либо понадобится архивный документ, он выдает его, но строго под роспись и только при условии дальнейшего возврата.

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2022 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон № 402-ФЗ). Сроки хранения электронных документов (регистров) устанавливаются в том же порядке, что и для документации, формируемой на бумажных носителях. При этом экономические субъекты должны хранить документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Документы бухгалтерского учета

• бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.) хранится (п. 351 Перечня):
  а) сводная годовая (консолидированная) — постоянно;
  б) годовая — постоянно;
  в) квартальная — 5 лет (при отсутствии годовых — постоянно);
  г) месячная — 1 год (при отсутствии квартальных — постоянно);
• налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов, декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет (п. 392 Перечня);
• декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет (п. 395 Перечня);
• налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма № 1-НДФЛ), сведения о доходах физических лиц хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет (п. 394, п. 396 Перечня);
• первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.), хранятся 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) (ст. 362 Перечня);
• переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах, о предоставлении мест в гостиницах хранится 1 год (п. 367 Перечня);
• реестры сведений о доходах физических лиц хранятся 75 лет, как и лицевые карточки, счета работников (п. 397, п. 413 Перечня);
• документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации хранятся постоянно (ст. 429 Перечня);
• документы (заявки, акты оценки, переписка и др.) по продаже движимого имущества хранятся 10 лет (п. 430 Перечня);
• акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) хранятся постоянно (ст. 432 Перечня).

Документы налогового учета

Согласно п. 2 ст. 13 Закона № 125-ФЗ юридические лица вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Это значит, что создание архива является правом, но не обязанностью экономических субъектов (п. 1.4 Правил).

• общие моменты — для какого предприятия разработано, на кого распространяется, на базе чего функционирует сам отдел;
• документация, которая должна попадать на хранение;
• задачи и функции архива организации. К таковым относят прием, регистрацию и систематизацию материалов, контроль за их состоянием, своевременность восстановления и передачи в государственные (муниципальные) хранилища;
• права. Среди них:
  • участие в выработке предложений по совершенствованию условий хранения бумаг;
  • информирование о необходимости своевременно передавать бумаги;
  • выдача сведений, попавших на хранение.

Чтобы избежать проблем с контролирующими органами, рекомендуем разработать отдельный локальный нормативный акт об архивном деле, где будут четко прописаны задачи, цели, порядок функционирования и прочие моменты архивного отдела.

Как разработать и что включить

В Федеральном законе от 22.10.2022 № 125-ФЗ заявлено, что организации вправе иметь архив, сведения из которого в дальнейшем будут формировать государственную и муниципальные базы данных. Но из других нормативных актов следует, что он обязателен практически в каждой организации. И даже существуют судебные решения, которые подтверждают обязанность АО и ООО иметь специальные помещения для хранения бумаг.

Если директор предприятия выделил специальное помещение, отведённое под архив, то обязательно следует включить раздел о его работе в Положение о хранении документов, ведь этот документ представляет собой единый источник информации о том, как именно и сколько времени должна храниться та или иная документация внутри компании.

Нормативное регулирование хранения документов в организации, кем и как оно осуществляется

Регистрация поступающих документов и их перечень для обязательного хранения.

Оформление приказа о хранении документов, обязательные элементы

Итак, работодателем должен быть подготовлен приказ о хранении документов в организации, а также разработаны приложения к нему. Однако, прежде чем приступать к его созданию, стоит продумать Положение о хранении документов. Это разгрузит рассматриваемый приказ, в тексте которого предпринимателю предстоит лишь назначить ответственных лиц и наладить работу экспертной комиссии.

Апелляционной коллегии Верховного Суда РФ от 9 апреля 2022 г. N АПЛ15-114, позиция 904 настоящего Перечня признана не действующей со дня вступления в законную силу решения суда как предполагающая пятилетний срок хранения для документов по назначению и выплате денежных средств на детей, находящихся под опекой (попечительством), личных дел подопечных.

Приказ о хранении документов в организации образец

Приказ о хранении документов, изданный руководителем, устанавливает порядок хранения оперативной и архивной документации предприятия в интересах самой организации, а также граждан, общества и государства. В статье рассматриваются вопросы, связанные с организацией хранения документов на предприятии.

На кого возложить ответственность

Если вы изучаете данный материал, значит, почти наверняка перед вами поставлена задача по формированию акта приема-передачи на ответственное хранение. Прежде чем дать вам детальное представление о документе, предоставим общую информацию, которая имеет отношение ко всем таким бумагам.

Отсюда следует установленный перечень документов, имеющих минимальный срок хранения, который, к слову, может достигать 70 лет и более. При ликвидации предприятия все важные бумаги подлежат экспертной оценке и передаче в Архивный фонд страны.

Приказ о хранении документов в организации

• Оперативное. Документация обрабатывается ответственными лицами или уже обработана, но не помещена в архив.
• Архивное подразумевает наличие на предприятии системы расположения ряда важных документов внутри специального помещения.

Оформление приказа о хранении документов, обязательные элементы

Куницкий Игорь Сергеевич

• общие моменты — для какого предприятия разработано, на кого распространяется, на базе чего функционирует сам отдел;
• документация, которая должна попадать на хранение;
• задачи и функции архива организации. К таковым относят прием, регистрацию и систематизацию материалов, контроль за их состоянием, своевременность восстановления и передачи в государственные (муниципальные) хранилища;
• права. Среди них:
  • участие в выработке предложений по совершенствованию условий хранения бумаг;
  • информирование о необходимости своевременно передавать бумаги;
  • выдача сведений, попавших на хранение.

Чтобы избежать проблем с контролирующими органами, рекомендуем разработать отдельный локальный нормативный акт об архивном деле, где будут четко прописаны задачи, цели, порядок функционирования и прочие моменты архивного отдела.

Как разработать и что включить

Как следует из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37, для должности заведующего архивом требуется опыт не менее 2 лет в сфере делопроизводства. Это говорит о том, что разработку положения надо поручать только сотруднику, имеющему определенные знания и навыки. Но ни в одном законодательном акте прямо не указано, кто составляет такое положение, поэтому задание подготовить локальный нормативный акт поручают и кадровику, и бухгалтеру, и секретарю.

• номер, дату и название документа, подлежащего отмене или изменению;
• основания для отмены (изменения) решения с кратким изложением обстоятельств, послуживших причиной его пересмотра;
• порядок действий, которые надлежит предпринять исполнителям в связи с новыми обстоятельствами;
• ФИО и должность лица, уполномоченного контролировать исполнение распоряжения.

Даже если у приказа нет установленной формы, укажите в нем все обязательные реквизиты. Бывает сложно придумать правильный заголовок, подходящую преамбулу и другие элементы документа. Редакция практического журнала «Кадровое дело» собрала советы, которые позволят вам составлять красивые и понятные приказы, когда нет образцов и не от чего оттолкнуться.

Виды приказов

Графы под подпись сотрудника в приказе и личной карточке оставьте незаполненными. Укажите «невозможно ознакомить под подпись по медицинским показаниям» и внесите реквизиты документа об инвалидности. Поясняющую запись заверьте своей подписью с расшифровкой и проставьте дату (ч. вторая ст. 84.1 ТК РФ)…

Поскольку прием товарно-материальных ценностей на хранение под ответственность относится к профессиональной предпринимательской деятельности, не регламентированной строго законом, перечень товаров всегда определяется индивидуально. Обычно к хранению принимаются любые изделия, оборудование, техника, транспорт и т.п., то есть все, кроме скоропортящихся продуктов питания.

• Оперативное. Документация обрабатывается ответственными лицами или уже обработана, но не помещена в архив.
• Архивное подразумевает наличие на предприятии системы расположения ряда важных документов внутри специального помещения.

Приказ о хранении документов в организации

1. Ответственным за хранение документов ООО «Энергия» назначить начальника канцелярского отдела Петрову И.И.

• Поручить Петровой И.И., в срок до 01.05.2022 г. разработать список документов предприятия, которые подлежат обязательному хранению;

1. Создать экспертную комиссию и назначить её председателем начальника канцелярского отдела Петрову И. И., включить в её состав архивариуса Сидорову С.С., начальника отдела кадров Васильева В.В.

• Созданной комиссии поручить в срок до 01.05.2022 г. разработать Положение о хранении документов», которое бы определяло порядок учета хранящейся оперативной документации, её передачи в архив предприятия, сроки хранения документов.

1. Контроль над выполнением настоящего приказа оставляю за собой.

С 18 февраля 2022 года действует приказ Росархива (от 20.12.2022 N 236), который пришел на смену предыдущему документу – Приказу Минкульта РФ от 25 августа 2022 г. N 558. Новый приказ частично изменил сроки хранения документов организации, в том числе, коммерческой. Часть сроков приводим в таблице, но для полного изучения вопроса рекомендуем обращаться к первоисточнику.

В отличие от ИП организации ведут не только налоговый, но и бухгалтерский учет. Каждый руководитель обязан знать, какие учетные документы должны быть в ООО, потому что именно на него возложены полномочия по постановке учета.

Кадровые документы

В зависимости от сроков востребованности внутренние документы организации разделяют на оперативный архив и архив длительного хранения. Бумаги подшивают в тома с описью, обычно в каждом томе не более 250 листов.

• о приеме на работу;
• о переводе на другую работу;
• о поощрении, награждении подарком и премировании;
• о прекращении трудового договора;
• о предоставлении отпуска по уходу за ребенком;
• об установлении доплат и надбавок к должностному окладу (за стаж, совмещение, особые условия труда или характер работы), а также о любом другом изменении размера зарплаты как одного из существенных условий трудового договора;
• о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
• о направлении в зарубежную командировку или продолжительную (свыше одного месяца) командировку в пределах страны.

Некоторые виды распорядительных документов визируются не только генеральным директором, но и другими должностными лицами. Приказы по вопросам направления сотрудников в командировку, премирования или вызова из отпуска могут передаваться на подпись главному бухгалтеру, а связанные с увольнением или наложением дисциплинарного взыскания — юристу компании. Сделать это необходимо до того, как документ поступит к директору на подпись. Общий срок согласования не должен превышать пяти рабочих дней, если иной срок не указан исполнителем.

Ответ подготовлен совместно с редакцией «Системы Кадры»

Какие кадровые ситуации оформляются приказами по личному составу?
☑ прием,
☑ перемещение,
☑ совмещение,
☑ перевод,
☑ расторжение или прекращение трудового договора,
☑ повышение квалификации,
☑ присвоение званий,
☑ изменение фамилии,
☑ поощрения, награждения,
☑ наложение дисциплинарных взысканий,
☑ оплата труда, премирование, различные выплаты,
☑ все виды отпусков работников,
☑ дежурства по профилю основной деятельности,
☑ командировки.
Приказы по административно-хозяйственной деятельности:
☑ Соблюдение правил внутреннего распорядка
☑ Эксплуатация зданий, помещений
☑ Транспортное обслуживание, внутренняя связь
☑ Обеспечение безопасности организации
Приказы по основной деятельности:
☑ утверждение структуры организации и ее изменение;
☑ утверждение (изменение) локальных нормативных актов организации (инструкций, правил, положений, регламентов);
☑ сокращение штатной численности;
☑ утверждение (изменение) структуры и штатной численности, штатного расписания;
☑ создание новых структурных подразделений, коллегиальных и совещательных органов, постоянных или временных комиссий;
☑ проведение аттестации персонала;
☑ планирование деятельности;
☑ контроль за деятельностью (отчетность);
☑ установление режима работы и внесение изменений в него;
☑ финансирование деятельности;
☑ материально-техническое обеспечение;
☑ информационное и документационное обеспечение и др.

В настоящее время обязательное применение унифицированных документов, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2022 № 1, отменено. По общему правилу коммерческие организации могут разработать нужные формы самостоятельно (Закон от 06.12.2022 № 402-ФЗ ).

Понятно, что деятельность любой организации следует регламентировать. Все факты хозяйственной деятельности должны быть документально подтверждены. Без правильно организованного документооборота деятельность компании затруднительна. Более того – такой подход опасен! Документы, подтверждающие факты хозяйственной жизни, требуют на проверках контролирующие органы – трудовая инспекция, налоговая инспекция и т. д. Поэтому приказом по предприятию нужно утвердить порядок организации документооборота.

Распоряжение о документообороте: как выглядит образец

Как было сказано, один из основополагающих документов предприятия – приказ об утверждении документооборота. В этом распоряжении руководитель компании утверждает, в частности, перечень первичных учетных документов, которые будет использовать организация, а так же их формы (бланки). Помимо этого, приказом назначают ответственных лиц, которые будут подписывать утвержденные документы.

Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2022 № 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2022, хранятся 75 лет, после 01.01.2022 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Обязательно ли вести личные дела работников?

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Для проведения такой проверки работодатель должен создать специальную комиссию, в ходе работы которой от виновного работника необходимо получить письменные объяснения по факту случившегося. В случае отказа или уклонения от предоставления объяснений комиссия должна составить акт в свободной форме. Без этих документов взыскание ущерба невозможно.

Приказ о назначении ответственного за производство работ на объекте

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе. base.garant.ru Приказ о хранении документов Приказ о хранении документов, изданный руководителем, устанавливает порядок хранения оперативной и архивной документации предприятия в интересах самой организации, а также граждан, общества и государства. В статье рассматриваются вопросы, связанные с организацией хранения документов на предприятии.

Приказ о хранении документов в организации

Затем документ нужно озаглавить и составить краткую преамбулу, после чего оформляется текст документа. Приказ определяет работников предприятия, которым вменяется обязанность надлежащего хранения документов. Обычно эта задача входит в компетенцию руководителя централизованного отдела делопроизводства, то есть канцелярии.