Журнал Регистрации Приказов Образец Скачать 2022

Журнал регистрации приказов работодателя

Строгой формы журнала, как по личному составу, так и по основной деятельности, закон не устанавливает. Каждый работодатель вправе разработать и утвердить свою форму. При этом журнал можно вести в бумажном виде, а можно в электронном. Если работодатель закрепит в локальных актах, например, распоряжении, необходимость распечатать журнал, то его придется изготовить в бумажном виде, пронумеровать и сшить. Обычно такие обязанности возлагаются на отдел кадров.

Правильная организация труда невозможна без ведения такого реестра, как журнал регистрации приказов работодателя. Ведь быстрый поиск нужных документов, в том числе при проверках по жалобам в трудовую инспекцию, Роспотребнадзор, и т.п., позволят защитить интересы организации. Проверяющих бизнес в нашей стране много. Поэтому журнал регистрации станет способом эффективного доступа к документам в сфере труда.

Как вести журнал регистрации приказов по основной деятельности

Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги. Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О. лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).

1. Порядковый номер документа.
2. Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.
3. Наименование или краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.
4. Ответственный за исполнение — ФИО сотрудника, контролирующего выполнение приказа.
5. Примечания — различная информация по содержанию и исполнению распоряжения.
6. Другие графы, необходимые, по мнению администрации, в организации.

Оформляем журнал регистрации приказов по личному составу

Крупные организации с интенсивным кадровым документооборотом ведут одновременно несколько журналов по видам и тематике: отдельно о приеме на работу, отдельно о направлении в служебную командировку и другие. В зависимости от этого формируются различные по содержанию и количеству граф книги учета.

Каждый работодатель правомочен самостоятельно утверждать свой собственный способ учета и виды журналов. Поскольку не все распоряжения работодателя проводятся через программу по кадровому документообороту, ведение книги вручную, на бумаге, остается по-прежнему актуальным.

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности

Законодательством не установлено единой формы для организаций. На работодателе лежит ответственность за разработку, проверку и утверждение бланка. В него разрешено добавлять любые поля, удовлетворяющие потребностям фирмы. Журнал оформляется в электронном и бумажном виде.

Согласно внутренним правилам, прошлые журналы требуется хранить в организации, утилизации они не подлежат. Если в журналах есть информация, которую можно использовать в научно-правовых целях, они передаются в государственный архив. На предприятии издается соответствующий приказ.

Журнал регистрации приказов (скачать)

Обязательным элементом приказа является номер, который должен быть уникальным и регистрироваться в журнале. Номер может содержать не только цифры, но и буквенные обозначения. Как правило, буквенными обозначениями указывают на тип приказа или уточняют принадлежность приказа к одному из структурных подразделений компании. Каждое предприятие может придумать свою собственную кодировку, которая поможет быстро ориентироваться в документации. К примеру, для приказов, которые составлены при отправлении сотрудников в отпуск, вначале может стоять буква «О», буква «В» может означать приказы, содержащие дисциплинарное взыскание, а сочетание букв «КМ» указывать на приказы по отправке работников в командировку.

Регистрация приказов и распоряжений руководства в едином журнале является удобным способом ведения перечня внутренней документации предприятия. Главная цель ведения данного журнала заключается в том, чтобы систематизировать информацию об издаваемых приказах, упростить контроль их исполнения и быстро найти нужный документ в случае надобности.

Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии

Унифицированной единой формы журнала нет, поэтому работники компаний могут формировать его в произвольном виде или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон документа, по его образцу. При этом документ должен включать в себя ряд обязательных сведений. К ним относятся:

Формирование журнала регистрации приказов по личному составу происходит обычно тогда, когда предприятие имеет достаточно большой штат работников. В таких случаях вся кадровая документация подлежит обязательному учету и контролю, для чего создаются отдельные обобщающие документы в виде журналов.

Вы здесь

Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы. Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал. Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя.

Для контроля издаваемых в организации приказов в системе делопроизводства применяется журнал регистрации приказов. Данный документ позволяет организовать систему контроля издаваемых документов, а также отследить действующие на данный момент приказы и его назначение по краткому описанию. Регистрация документов позволяет облегчить и упорядочить труд отдела кадров. К тому же хронологическая регистрация издаваемых приказов позволяет защитить организацию от издания документов “задним числом”.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности: образец 2022

Также к распоряжениям по основной деятельности относятся приказы, касающиеся аттестации сотрудников, материально-технического обеспечения предприятия, сокращения штатной численности и т.д. Они должны регистрироваться отдельно от других распорядительных документов.

Законодательство не требует вести регистрацию приказов по основной деятельности в какой-либо унифицированной форме. Однако многолетняя практика доказала, что ведение учета в форме журнальных записей очень удобно и помогает структурировать документооборот.

Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности

Такая структура таблицы является примерной. Каждая организация по собственному усмотрению определяет перечень сведений, которые необходимо зафиксировать в журнале регистрации. В т. ч. могут быть добавлены такие колонки, как список сотрудников, которых надлежит ознакомить с конкретным приказом; количество листов приложения к распорядительному документу и т. д.

• организационно-правовая форма и название компании;
• наименование вида регистрируемых распорядительных документов (в данном случае — приказов по основной деятельности);
• дата начала и окончания ведения журнала;
• должность и Ф.И.О. сотрудника, ответственного за ведение журнала регистрации;
• продолжительность периода хранения.

Журнал регистрации приказов по личному составу

Формы журнала, о котором идет речь, не утверждены законодательно и не рекомендованы компетентными регуляторами, поэтому у каждого из работодателей разрабатывается своя собственная форма соответствующего документа. На практике она чаще всего представлена следующими основными элементами:

• наличие ссылки на документ, являющийся основанием для издания приказа (например, трудовой договор — если речь идет о приказе о приеме на работу), ссылки на НПА — если норма, устанавливаемая приказом, корреспондирует с положениями соответствующего документа или НПА;
• наличие наименования, даты, номера, места составления документа;
• наличие заголовка документа;
• наличие текста приказа;
• наличие подписи руководителя работодателя;
• наличие отметки о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.