Срок Хранения Кадровых Документов 2022

Сроки хранения документов в организации в 2022 году: таблица

  • срок хранения книги покупок и продаж, журналов учета вставленных и полученных счетов-фактур нужно исчислять с даты последней записи в них;
  • срок хранения первичных документов, которые содержат данные о формировании первоначальной стоимости амортизируемого имущества, исчисляется с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (ст. 252 НК РФ).
  • документы, связанные с приобретением амортизируемого имущества, нужно хранить в течении 4-ех лет после того отчетного периода, в котором имущество было списано с баланса;
  • документы , связанные с безнадежной дебиторской задолженности, нужно хранить в течении 4-ех лет после периода, в котором долг контрагента был признан безнадежным. Если срок давности прерывался, то срок хранения подлежит продлению;
  • документы за период, в котором компания получила убыток (в том числе и от реализации имущества), нужно хранить в течении всего периода учета убытка в налоговом учете.

Хранение кадровых документов в организации 2022

  • помещение должно быть оборудовано специальными шкафами или сейфами, которые будут надежно запереться и опечатываться;
  • дела целесообразно размещать на полках в соответствии с номенклатурой дел;
  • место хранения документов в помещении кадровой службы необходимо отделить от той части кабинета, где осуществляется работы с посетителями.

После того, как срок хранения документов истек, либо они потеряли практические значение, документация подлежит уничтожению. Для этих целей проводится экспертиза ценности документов и на ее основании составляется акт. В него, как правило, переносится информация с обложек дел, отобранных к уничтожению. Подписывается акт сотрудником, проводившим экспертизу, и на нем ставится отметка о согласовании с экспертной комиссией организации. Утверждается акт руководителем организации.

Сроки хранения документов в 2022 году в организации: кадровых, бухгалтерских

Срок хранения документов по личному составу в 2022 году изменился, так как вступил в силу Федеральный закон от 02.03.2022 №43-ФЗ. Так, личные карточки работников, трудовые договора и договора гражданско-правого характера (ГПХ), оформленные с 2022 года необходимо сохранять на протяжении 50 лет. Ранее срок составлял 75 лет.

Рекомендуем ознакомиться:  Повышение пенсии военным пенсионерам в 2022 году в россии

Юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны сохранять документы бухгалтерского и налогового учета на протяжении 4 лет (п.п. 8 п.1 ст. 23 НК РФ). Согласно Федеральному закону № 402-ФЗ документы бухгалтерского учета должны быть в полной сохранности в течение 5 лет.

Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов в 2022 году: таблица

Когда срок хранения документа истек, его можно уничтожить. Обычно для этого один раз в год проводят инвентаризацию архивных дел. Утилизация бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения должна происходить строго в соответствии с требованиями нормативов. Нельзя изъять и уничтожить из архива дела без оформления положенных документов.

  • Создается специальная комиссия, с председателем во главе. В нее включают заведующего (ответственного) за архив компании, а также работников, которые формируют и сдают дела на хранение (бухгалтера, кадровики, секретари и т.д.). В отдельных случаях может быть приглашен сотрудник Росархива.
  • Комиссия отбирает дела, срок хранения которых уже истек. Их включают в специальный перечень, и составляется акт «Об уничтожении документов».
  • На основании акта руководитель предприятия издает приказ об уничтожении, в котором определяет срок, место и способ утилизации бумаг.

Сроки хранения документов в организации в 2022 году: таблица

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Российский Налоговый Курьер». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Первичные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты и др.)

Срок хранения документов в 2022 году (таблица)

Вы используете электронный документооборот? Обеспечить сохранность электронных документов вам нужно по тем же срокам. Ведь сроки сохранности для документов, подписанных ЭЦП и документов, составленных на бумаге — едины. Об этом сотрудники Минфина России писали в информационном письме № ПЗ-13/2022. Читайте подробнее о хранении и проверке электронных документов.

Рекомендуем ознакомиться:  За что могут назначить строгий выговор d fhvbb

Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, порядок их уничтожения и ответственность за нарушение хранения и уничтожения закреплены законодательно. Основные правила прописаны в НК РФ, приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2022 № 558 и двух федеральных законах. Это законы от 22.10.2022 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2022 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Их лучше не нарушать. По этой ссылке дан перечень самых важных документов, которые должны быть в любой компании >>>.

Таблица сроков хранения документов в организациях в 2022 году

Как долго и какие документы нужно хранить, какой способ утилизации предусмотрен для отдельных типов документации? Эти и прочие вопросы четко рассмотрены и разъяснены существующим законодательством. Отбор документов, подлежащих государственному хранению, или установление сроков их сохранения происходит на основании данных экспертной оценки документов.

  1. Определение или изменение срока дальнейшего хранения документа.
  2. Отбор документов, подлежащих уничтожению, которые не несут ценности или практическое содержание информации в них утратило актуальность.
  3. Определение периода хранения документов, которые не несут научной или исторической ценности, но обладают практическим значением.
  4. Оценка документации, имеющей:
    • политическую;
    • хозяйственную;
    • научную;
    • культурную и пр. ценность

Срок хранения документов в организации в 2022 году: таблица

Изъятие или уничтожение документов допустимо только после налоговой проверки в периоде, когда у них истёк срок хранения. Решение о дальнейшей судьбе данных принимает не руководство компании, а специальная комиссия. Она и занимается размещением документов в архивах.

  • 1 год
  1. Все графики, табеля, списки и журналы с учетом рабочего времени.
  2. Информация о предоставлении отпусков и их даты.
  3. Столько же длится хранение материалов о лицах, не принятых на работу.
  • 3 года
  1. Сведения о правилах поведения на рабочем месте и распорядке дня.
  2. Все данные о деятельности каждого отдельного сотрудника, особенно о занимаемых ими должностях и стаже. Документы, созданные до 2022 для личного состава, хранятся больше — 50 лет, созданные после 2022 — 75 лет.
  • 5 лет
  1. Отчеты и журналы о технике безопасности.
  2. Данные об оценках и улучшениях условий труда, медицинских осмотрах, обеспечении безопасности работников, системе управления охраной труда.
  3. Графики командировок.
  • 50 и 75 лет
  1. До востребования хранятся все трудовые книжки и прочие документы сотрудников.
  • Всё время
  1. Личные дела руководства компании.
  2. Коллективные договоры.
Рекомендуем ознакомиться:  Судебные приставы могут прийти в 6 утра

Сроки хранения кадровых и сопутствующих документов

1.2. Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее — документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее в тексте — организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

1.1. «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее в тексте — Перечень) подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2022 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2022, N 43, ст. 4169; 2022, N 50, ст. 5280; 2022, N 20, ст. 2253), с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов.

Каковы сроки хранения кадровых документов

Формируйте дела в соответствии со сроками хранения документов. Отдельно группируйте дела постоянного и временного хранения. Включайте в дело по одному экземпляру каждого документа в оригинале. Если к документу есть приложение, то независимо от даты его утверждения или составления, присоединяйте его к документам, к которым они относятся. Старайтесь располагать внутри дела документы в хронологической последовательности. Помещайте в дело документы одного календарного года с момента их исполнения. Следите, чтобы дела были объемом не больше 250 листов, а толщина дела – не более 4 см. Приложения объемом свыше 250 листов составляйте в отдельный том, о чем в документе делайте отметку. Наконец, подшивайте в дела только те документы, которые предусмотрены номенклатурой.

Такие описи (образец ниже) составляются на завершенные дела постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, которые прошли экспертизу ценности. Экспертизу проводит экспертная комиссия, состав которой утверждает руководителя организации. Эта комиссия рассматривает описи дел и акты о выделении к уничтожению дел. Описи согласуются протоколом экспертной комиссии компании и представляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения. После этого организация может уничтожать дела. Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах, а описи дел по личному составу – в трех.

Ссылка на основную публикацию