Сроки хранения документов в организации в 2022 году: таблица
Содержание
- 1 Сроки хранения документов в организации в 2022 году: таблица
- 2 Хранение кадровых документов в организации 2022
- 3 Сроки хранения документов в 2022 году в организации: кадровых, бухгалтерских
- 4 Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов в 2022 году: таблица
- 5 Сроки хранения документов в организации в 2022 году: таблица
- 6 Срок хранения документов в 2022 году (таблица)
- 7 Таблица сроков хранения документов в организациях в 2022 году
- 8 Срок хранения документов в организации в 2022 году: таблица
- 9 Сроки хранения кадровых и сопутствующих документов
- 10 Каковы сроки хранения кадровых документов
- срок хранения книги покупок и продаж, журналов учета вставленных и полученных счетов-фактур нужно исчислять с даты последней записи в них;
- срок хранения первичных документов, которые содержат данные о формировании первоначальной стоимости амортизируемого имущества, исчисляется с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (ст. 252 НК РФ).
- документы, связанные с приобретением амортизируемого имущества, нужно хранить в течении 4-ех лет после того отчетного периода, в котором имущество было списано с баланса;
- документы , связанные с безнадежной дебиторской задолженности, нужно хранить в течении 4-ех лет после периода, в котором долг контрагента был признан безнадежным. Если срок давности прерывался, то срок хранения подлежит продлению;
- документы за период, в котором компания получила убыток (в том числе и от реализации имущества), нужно хранить в течении всего периода учета убытка в налоговом учете.
Хранение кадровых документов в организации 2022
- помещение должно быть оборудовано специальными шкафами или сейфами, которые будут надежно запереться и опечатываться;
- дела целесообразно размещать на полках в соответствии с номенклатурой дел;
- место хранения документов в помещении кадровой службы необходимо отделить от той части кабинета, где осуществляется работы с посетителями.
После того, как срок хранения документов истек, либо они потеряли практические значение, документация подлежит уничтожению. Для этих целей проводится экспертиза ценности документов и на ее основании составляется акт. В него, как правило, переносится информация с обложек дел, отобранных к уничтожению. Подписывается акт сотрудником, проводившим экспертизу, и на нем ставится отметка о согласовании с экспертной комиссией организации. Утверждается акт руководителем организации.
Сроки хранения документов в 2022 году в организации: кадровых, бухгалтерских
Срок хранения документов по личному составу в 2022 году изменился, так как вступил в силу Федеральный закон от 02.03.2022 №43-ФЗ. Так, личные карточки работников, трудовые договора и договора гражданско-правого характера (ГПХ), оформленные с 2022 года необходимо сохранять на протяжении 50 лет. Ранее срок составлял 75 лет.
Юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны сохранять документы бухгалтерского и налогового учета на протяжении 4 лет (п.п. 8 п.1 ст. 23 НК РФ). Согласно Федеральному закону № 402-ФЗ документы бухгалтерского учета должны быть в полной сохранности в течение 5 лет.
Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов в 2022 году: таблица
Когда срок хранения документа истек, его можно уничтожить. Обычно для этого один раз в год проводят инвентаризацию архивных дел. Утилизация бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения должна происходить строго в соответствии с требованиями нормативов. Нельзя изъять и уничтожить из архива дела без оформления положенных документов.
- Создается специальная комиссия, с председателем во главе. В нее включают заведующего (ответственного) за архив компании, а также работников, которые формируют и сдают дела на хранение (бухгалтера, кадровики, секретари и т.д.). В отдельных случаях может быть приглашен сотрудник Росархива.
- Комиссия отбирает дела, срок хранения которых уже истек. Их включают в специальный перечень, и составляется акт «Об уничтожении документов».
- На основании акта руководитель предприятия издает приказ об уничтожении, в котором определяет срок, место и способ утилизации бумаг.
Сроки хранения документов в организации в 2022 году: таблица
Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Российский Налоговый Курьер». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.
Первичные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты и др.)
Срок хранения документов в 2022 году (таблица)
Вы используете электронный документооборот? Обеспечить сохранность электронных документов вам нужно по тем же срокам. Ведь сроки сохранности для документов, подписанных ЭЦП и документов, составленных на бумаге — едины. Об этом сотрудники Минфина России писали в информационном письме № ПЗ-13/2022. Читайте подробнее о хранении и проверке электронных документов.
Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, порядок их уничтожения и ответственность за нарушение хранения и уничтожения закреплены законодательно. Основные правила прописаны в НК РФ, приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2022 № 558 и двух федеральных законах. Это законы от 22.10.2022 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2022 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Их лучше не нарушать. По этой ссылке дан перечень самых важных документов, которые должны быть в любой компании >>>.
Таблица сроков хранения документов в организациях в 2022 году
Как долго и какие документы нужно хранить, какой способ утилизации предусмотрен для отдельных типов документации? Эти и прочие вопросы четко рассмотрены и разъяснены существующим законодательством. Отбор документов, подлежащих государственному хранению, или установление сроков их сохранения происходит на основании данных экспертной оценки документов.
- Определение или изменение срока дальнейшего хранения документа.
- Отбор документов, подлежащих уничтожению, которые не несут ценности или практическое содержание информации в них утратило актуальность.
- Определение периода хранения документов, которые не несут научной или исторической ценности, но обладают практическим значением.
- Оценка документации, имеющей:
- политическую;
- хозяйственную;
- научную;
- культурную и пр. ценность
Срок хранения документов в организации в 2022 году: таблица
Изъятие или уничтожение документов допустимо только после налоговой проверки в периоде, когда у них истёк срок хранения. Решение о дальнейшей судьбе данных принимает не руководство компании, а специальная комиссия. Она и занимается размещением документов в архивах.
- 1 год
- Все графики, табеля, списки и журналы с учетом рабочего времени.
- Информация о предоставлении отпусков и их даты.
- Столько же длится хранение материалов о лицах, не принятых на работу.
- 3 года
- Сведения о правилах поведения на рабочем месте и распорядке дня.
- Все данные о деятельности каждого отдельного сотрудника, особенно о занимаемых ими должностях и стаже. Документы, созданные до 2022 для личного состава, хранятся больше — 50 лет, созданные после 2022 — 75 лет.
- 5 лет
- Отчеты и журналы о технике безопасности.
- Данные об оценках и улучшениях условий труда, медицинских осмотрах, обеспечении безопасности работников, системе управления охраной труда.
- Графики командировок.
- 50 и 75 лет
- До востребования хранятся все трудовые книжки и прочие документы сотрудников.
- Всё время
- Личные дела руководства компании.
- Коллективные договоры.
Сроки хранения кадровых и сопутствующих документов
1.2. Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее — документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее в тексте — организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.
1.1. «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее в тексте — Перечень) подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2022 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2022, N 43, ст. 4169; 2022, N 50, ст. 5280; 2022, N 20, ст. 2253), с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов.
Каковы сроки хранения кадровых документов
Формируйте дела в соответствии со сроками хранения документов. Отдельно группируйте дела постоянного и временного хранения. Включайте в дело по одному экземпляру каждого документа в оригинале. Если к документу есть приложение, то независимо от даты его утверждения или составления, присоединяйте его к документам, к которым они относятся. Старайтесь располагать внутри дела документы в хронологической последовательности. Помещайте в дело документы одного календарного года с момента их исполнения. Следите, чтобы дела были объемом не больше 250 листов, а толщина дела – не более 4 см. Приложения объемом свыше 250 листов составляйте в отдельный том, о чем в документе делайте отметку. Наконец, подшивайте в дела только те документы, которые предусмотрены номенклатурой.
Такие описи (образец ниже) составляются на завершенные дела постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, которые прошли экспертизу ценности. Экспертизу проводит экспертная комиссия, состав которой утверждает руководителя организации. Эта комиссия рассматривает описи дел и акты о выделении к уничтожению дел. Описи согласуются протоколом экспертной комиссии компании и представляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения. После этого организация может уничтожать дела. Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах, а описи дел по личному составу – в трех.