Бизнес Процесс Юридического Отдела

Как дела? С вами снова я Маша Б., рассказываю и показываю свой опыт и знания в юридической сфере, мой опыт больше 16 лет, поэтому смогу быстро Вам помочь и сейчас рассмотрим — Бизнес Процесс Юридического Отдела. Конечно, по какой-то причине в Вашем городе может не быть профессионалов юристов, нотариусов, адвокатов, тогда можете написать свой вопрос, и по мере обработки смогу ответить всем. А лучше всего будет для Вас спросить в комментариях у постоянных посетителей, которые, возможно,уже раньше успешно решили данный вопрос и скорее всего смогут помочь и Вам.

Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент Вашего прочтения, законы очень быстро обновляются, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в социальных сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.

В частично децентрализованной модели присутствует как разделение юридических процессов и распределение юридического персонала по операционным подразделениям и дочерним компаниям, так и частичная концентрация юридической функции на уровне головной компании и наличие прямой подотчетности руководителю юрдепа головного офиса.

недостаточное участие юристов в принятии управленческих решений, отсутствие практики привлечения юристов к работе над проектами этих решений на этапе их подготовки в коммерческих подразделениях компании.

Место юрдепа в корпоративной структуре бизнеса

О. Сафонова привела в пример компанию «Сименс», в которой есть восемь секторов — восемь отдельных самостоятельных бизнесов: здравоохранение, нефть и газ, индустриальное развитие и т.д. Каждый из таких секторов обслуживает отдельный юрист, который знает потребности бизнеса, который вовлечен в работу и с годами становится экспертом в своей сфере.

Часто начиная небольшой бизнес, предприниматели пренебрегают такой «мелочью», как описание бизнес процессов. И только тогда, когда компания начинает расти, либо производство становится более масштабным, начинают возникать проблемы с координацией взаимодействия между подразделениями и процессами.

Описание бизнес процессов

Важно не просто разработать систему бизнес процессов, но и правильно внедрить её в производственный процесс. Особенно это важно, если компания уже давно на рынке, а ее сотрудники привыкли выполнять свою работу по привычному алгоритму.

Автоматизация бизнес процессов

Также наши специалисты приходят на помощь при необходимости оптимизации существующих процессов для улучшения показателей производства, повышения продаж и улучшения работы с покупателями. К нам за помощью уже обратились десятки компаний различных видов деятельности, каждая из них получила эффективные инструменты, повышающие качество их внутренней работы.

В госкорпорации придерживаются принципа «одного окна», если это не касается глобальный задач. Когда же речь идет о нестандартных сложных вопросах, то применяется проектный подход. «Принцип «одного окна» подразумевает, что заявка поступила в правовой департамент, и именно он несет ответственность за результат. Как все устроено в подразделении для достижения целей – это вопрос организации внутренней работы. Если же говорить о небанальных задачах, которые не вписываются в существующие процессы, то для этого необходим проектный подход: формируется команда во главе с лидером, и управляющий совет рабочей группы принимает ключевые задачи», – объясняет юрист.

Рекомендуем ознакомиться:  Социальное Пособие Малоимущим Студентам 2022 Башкортостан

Структура юридической службы

Хороший специалист в любой сфере должен уметь выстроить диалог с клиентом. В юриспруденции тот же принцип, однако задача усложняется множеством ограничений в правовом поле, о которых заказчик может не знать. Поэтому эксперты советуют разъяснить все нюансы на «берегу».

Управление ожиданиями

В «Газпромбанке» ситуация иная, здесь решение о денежном премировании сотрудника принимает руководство. «Есть задача поощрять тех, кто максимально проявил качества, которые мы приветствуем у юристов. Первое – это высокий профессионализм, когда специалист отталкивается от права, а не от того, что он всю жизнь так делал и собирается продолжать в том же духе. Мы также учитываем интерес к праву, к развитию, активность, ориентированность на результат, а также креативность с точки зрения творчества, предложения идей и командную проектную работу», – рассказывает Татьяна Кузьмина.

Представляется, что традиционный вариант (подчинение директору бизнес-единицы) наиболее оправдан. Подчинение же юристов бизнес-единиц руководителю юридического департамента холдинга должно осуществляться через построение контрольно-распорядительных механизмов и единого правового пространства. В качестве инструмента построения последнего можно использовать институт передачи полномочий единоличного исполнительного органа обществ управляющей организации (компании).

Цель преумножения стоимости активов становится все более актуальной в последнее время. Но ее реализация в большей степени зависит от роли руководителя юридического департамента в компании, т.е. от того, какое место занимает юридический департамент в структуре самого холдинга. Более того, можно говорить о том, что чем больше полномочий у руководителя юридического департамента, тем большее влияние он может оказать на преумножение стоимости активов Общества. Это может проявляться как в виде подчинения руководителя юридического департамента непосредственно Генеральному директору, так и в виде нахождения его в составе совета директоров общества с правом вето на решения Генерального директора.

Кому непосредственно подчиняются юристы бизнес-единиц в холдинге?

В большинстве случаев структура юридического департамента не меняется. Однако, если вопрос, по которому был приглашен внешний консультант, требует постоянного разрешения, то может последовать увеличение штата собственного департамента.

  • детально описывать каждую стадию: создание, согласование, подписание, хранение договоров;
  • устанавливать ответственность в случае нарушения порядка;
  • содержать типовые формы договоров, разработанных для вашей компании.

5. Положение об архиве систематизирует виды и порядок хранения юридически-значимых документов. Это также немаловажно закрепить на бумаге. Часто бывает, что сотрудники не знают нормы хранения и избавляются от документов уже после истечения срока исковой давности по общему правилу гражданского кодекса.

Локальные акты

В книгах учета отмечается факт выдачи ответственному сотруднику и приема на хранение в юротдел всех документов, касающихся юридического сопровождения компании, ставится собственная подпись сотрудника и дата выдачи/принятия.

Чатботы — один из самых простых способов автоматизировать работу. К 2022 году роботы потенциально могут снизить глобальные затраты на ведение бизнеса более чем на 8 миллиардов долларов. Для сравнения, в 2022 году их применение снизило затраты на 20 миллионов долларов. Чатботы могут упростить доступ к информации и управление ею, анализируя документы, результаты юридической экспертиз и проверок, а также помогая с различными административными и связанными с человеческими ресурсами задачами. Неудивительно, что 80% компаний хотят внедрить чатботов до 2022 года.

Рекомендуем ознакомиться:  Автокредиты с государственным субсидированием 2022

1. Чатботы

Вопрос финансовых взаимоотношений между юридическими фирмами и их клиентами будет актуальным всегда. Сегодня юристы могут облегчить сам процесс учета услуг и времени, используя электронные системы, и обсуждать индивидуальные скидки с клиентами. В опросе, проведенном в 2022 году Gartner и Wolters Kluwer’s ELM Solutions, 31% опрошенных не были полностью удовлетворены тем, как ведется учет времени и оформляются сметы. Благодаря электронным системам, бизнес может получать оплату по счетам быстрее, без необходимости возиться с бумажными документами и чеками и разбираться с ошибками. Это также повышает эффективность работы и снижает расходы.

3. Электронные системы учета времени и работ

Одним из примеров успешной реализации процесса поиска и предоставления электронных документов является File.one . Это решение, которое позволяет работать с данными из облака, локальных и сетевых хранилищ, а также из почтовых клиентов в одной комплексной системе. Использование предиктивного кодирования позволяет сильно сократить время, нужное для обработки больших объемов неструктурированных данных. Благодаря этому можно задавать сложные, точные поисковые запросы, пробовать разные комбинации, добавлять логические операторы, использовать контекстный поиск, теги, атрибуты файлов и метаданные. Также система поддерживает оптическое распознавание текста (OCR). Если документы хранятся в бумажном виде, можно загрузить в сервис их фото или сканы — система распознает символы, и файлы будут доступны для поиска не только по названию, но и по тексту.

При подписании договоров важно максимально снизить налоговые риски и защитить экономические интересы компании. Сделать это можно, только если в компании правильно организованы бизнес-процессы, договоры согласуются и исполняются, а контрагенты проходят тщательную проверку.

Какие пункты договора нужно согласовать с контрагентом

Самое важное при договорной работе — постараться убедить контрагента подписать выгодную вам форму договора, регулярно корректировать ее с учетом судебной практики и законодательных изменений. Для контроля сроков и обязательств контрагентов лучше следовать чек-листу. Этот же документ помогает исполнителю отслеживать гарантийные обязательства и документы на подпись.

7 деталей, о которых нужно помнить при заключении договора с контрагентом

К таким актам относятся Положение о договорной работе и Регламент согласования отдельных положений определенных типов договоров юридическим отделом. Последний определяет, как специалисты по договорному отделу будут проверять договоры. В регламент можно включить таблицу по договору поставки, если компания является поставщиком или покупателем, отметить условия, которые необходимо изменять, привести рекомендации по компромиссным решениям и тому, чего нужно избегать в договоре подряда или перевозки. Новым сотрудникам регламент позволит быстро определить основные риски компании и облегчит передачу дел при увольнении ведущего специалиста.

Вспоминается случай, когда мы боролись с практикой одного из наших клиентов датировать договоры задним числом. Было потрачено немало сил, прежде чем стало ясно, что клиент именно так датирует договоры, потому что не знаком с понятием отлагательных условий в договоре. Был проведен соответствующий тренинг, и как только клиент понял, что исполнение определенных условий может происходить уже после подписания договора, его бизнес-подход стал иным. Этот простой пример показывает, что, прежде чем слепо исполнять то или иное правило, которое вам навязывают, следует выяснить, почему оно существует.

Рекомендуем ознакомиться:  Муж Работает Не Официально Взять Ипотеку Есть Мат Капитал

2. Формирование сознания клиента

Приведу самый простой пример проектного подхода. Однажды в компании, где я работал, выяснилось, что нет четких правил выдачи доверенности. По запросу клиента ее просто выдавали, часто без надлежащего понимания объема полномочий должностного лица. Чтобы разобраться в данной практике, была создана рабочая группа, которая выявила, что запросы о выдаче доверенностей часто генерируются не теми подразделениями, которые принимают бизнес-решения по конкретной сделке, и процедуру можно упростить / стандартизировать, сократив количество документов, путем выдачи генеральных доверенностей и определения четкого лимита полномочий должностных лиц, что и было сделано. Вместо того чтобы рутинно выполнять запросы клиента и визировать его доверенности, эта задача была преобразована в мини-проект с целью разобраться в сути этой рутины. В конечном итоге, были определены четкие принципы и стандарты, которые сэкономили огромное количество времени. Этот пример показывает эффективность проектного подхода даже в таком, казалось бы, рутинном вопросе.

1. Отказ от “визирования” и переход на проектный метод

Централизация юридических ресурсов позволяет также сохранить необходимый демократизм, поскольку она препятствует возникновению привилегированных каст и кланов. Например, при формировании нашего департамента принцип равенства был заложен с самого начала. Все отделы и сотрудники равны с точки зрения сложности работы. Значимость конкретного юриста определяется его профессиональными знаниями и его опытом в конкретной области специализации. Конечно, существуют очень важные для компании проекты, но над ними обычно работают сразу несколько отделов, и любой сотрудник может претендовать на участие в них. Принцип равенства крайне важен для создания нормальных рабочих отношений в рамках единого юридического департамента, а также для распределения бонусов и стимулирования сотрудников к дальнейшему развитию. Этот же принцип позволяет отсеивать “паразитов”, т.е. тех сотрудников, которые либо меньше работают, либо допускают больше ошибок, чем остальные. Юристы сами заинтересованы в устранении из команды недобросовестных коллег, чтобы те не портили репутацию всего департамента и не мешали его продуктивной работе.

Когда вы решите обзавестись собственным офисом, потребуются услуги технического персонала: уборщик, сторож. Ну, а по мере развития бизнеса появится необходимость и в новых специалистах — либо для разгрузки вашей занятости, либо для освоения новых специализаций.

Сегодня юрист — это не только сотрудник, который поддерживает бизнес с правовой точки зрения, он также косвенно участвует в прибыли компании через снижение расходов. По мнению директора по юридической поддержке КГ «СИБУР» Алексея Никифорова, за последние 15 лет роль этой специальности в бизнес-среде выросла.

Как открыть свою юридическую фирму

При этом CRM-культура немыслима без организации целого комплекса бизнес-процессов, касающихся взаимодействия с клиентами, а полноценное функционирование всех CRM-процессов может быть обеспечено только средствами автоматизации.

Ссылка на основную публикацию